Fordon och leasingbil

Fordonsadministration - leasingbil och korttidleasing/hyrbil

Tjänsten innebär att tillhandahålla leasingbilar för långtids- och korttidsanvändning dvs hyrbil inom VGR.
Tjänsten innebär också att tillhandahålla skötselpaket för långtidsleasingbilar inom VGR.

Regionens fordon

Kontakta oss

Telefon

Vi träffas säkrast på telefon måndag - fredag kl 08.00-14.00

E-post

  1. Då inget fordon finns i verksamheten och nytt miljöfordon ska beställas, kontakta Bilpoolen i det område verksamheten tillhör. Tänk även på att ni behöver beställa drivmedelskort vid nytt fordon, ej vid ersättningsfordon.
    Bilpool och kontaktperson
  2. Då fordon redan finns i verksamheten skickar Regionservice 4-6 månader innan avtalet går ut ett mail till förvaltningen.
  3. Förvaltningen tar ställning till om:
    - utgående fordon ej ska ersättas.
    - nytt fordon ska beställas.
  4. Bilpoolen skickar ut information om vilka fordon som finns att välja på och för en dialog med verksamheten om vilka eventuella tillval som behövs. Bilpoolen lägger sedan beställning via Fleas.
  5. Fordon som ska återlämnas ska vara urplockat och grovstädat invändigt. Kontakta leverantören och beställ tid för återlämnande. Deltag vid slutbesiktningen av fordonet. Återlämningsblankett ska fyllas i och skickas/faxas till Regionservice.
    Återlämningsblankett
  6. Vid leverans av fordonet bekräftar förvaltningen mottagandet av detsamma på leveransgodkännandet vid mottagningstillfället.
  7. Regionen svarar för att fordonet alltid är helförsäkrat.
  8. Registrering hos Transportstyrelsen sker automatiskt.
  9. Kopia på Registreringsbevis skickas till brukaren.
  10. Fordonskort skickas av Regionservice till brukaren.

Återförsäljare och service av alkolås

Dräger
Service utförs en gång per år hos leverantören av bilen eller av annan auktoriserad verkstad.

Dräger återförsäljare och service 

Foxguard
Service utförs två gånger per år hos leverantören av bilen eller av annan auktoriserad verkstad.

Foxguard återförsäljare och service

Munstycken till alkolås finns att beställa på Marknadsplatsen.

Dräger XT US artnr: 103270096
Dräger 5000/7000 artnr:108409681
Foxguard A2 artnr: 104410865
Foxguard A3 artnr: 104410873

Informationsmaterial

Dokument att ha i bilen

Information till chef

Regionservice kan erbjuda en rad prisvärda biogasbilar.  Biogas är en del av kretsloppet, dessutom är det lokalproducerat och bidrar inte med hälsofarliga emisioner. Fordonsgas är även 1-2 kronor billigare än bensin om man räknar om det i liter.

Ett av de politiska målen inom miljöområdet är att vi inom Västra Götalandsregionen ska vara fossiloberoende 2020. Det är upp till alla förvaltningar att följa de riktlinjer som finns. Årligen redovisas hur varje förvaltning reser i tjänsten och hur mycket bränslen av olika slag som gått år.

Följande drivmedelskort är upphandlade 

Bensin

Circle K, OKQ8 

Gas

Fordonsgas www.fordonsgas.se

E.ON (OKQ8-kortet kan användas på vissa tankstationer)

Etanol 

Circle K, OKQ8 

Diesel

Circle K, OKQ8

www.miljofordon.se

Om inte någon av ovanstående bensinbolag finns i anslutning till stationeringsorten, kontakta Regionservice.

Vad ingår i kortet?

Drivmedel, bilfärdstillbehör, tvättning och parkering

Kortbeställning

  1. Vid nytt fordon - ej ersättningsfordon - faxa/skicka nedanstående blankett till Regionservice
    Beställning av drivmedelskort
  2. Utbyte av befintligt kort - kontakta Regionens fordon
  3. Byta prägling på kortet - kontakta Regionservice

Förlorat kort

Spärrning av drivmedelskort ska göras omedelbart när kortet förkommit.

  • Circle K (fd Statoil) 08-429 63 00
  • OKQ8 08-506 811 10
  • Shell 0200-81 04 00
  • Volvo 031-83 89 80
  • Preem 020-45 04 50 vardagar 07.00 - 17.00
  • Preem 08-670 30 10 övrig tid

Drivmedelskort får aldrig lämnas obevakat pga stöldrisk. Drivmedelskort och kod får ej förvaras tillsammans. Varje fordon ska vara försedd med redovisningssystem (körjournal el liknande).

Ansvarig vid Regionservice

Kent Brattäng.

Avtal med

Protector Försäkring.

Avtalsperiod

2014-01-01 -- 2016-12-31 med rätt till förlängning 12 månader. 

Trafikförsäkring

Protector Försäkring.

Delkasko och vagnskada

Västra Götalandsregionen (egen regi).

Försäkringskonsult

Willis AB.

Skadereglerare

Willis AB, c/o Crawford & Company, Box 6044, 171 06 Solna. 
Telefon: 08-463 89 67
Epost: E-postadress

                  

Manual - Handläggning av motorfordonsförsäkring

Försäkringsvillkor

Fordonskort

Skadeanmälan - Stöld/skada motorfordon

Intern försäkrings- och skadefond i VGR för motorfordon

 

  • Alltid skadeanmälan till Willis AB.
  • Olika %-satser på självrisk vad gäller trafik, delkasko och vagnskada.
  • Vid utlandsresa
    Grönt kort - kontakta Regionens fordon, 010-441 00 00.
    Originalregistreringsbevis - kontakta Regionens fordon, i god tid före avresa.
  • Vid Skada, anmäl direkt till Willis AB för att försäkringen ska kunna utnyttjas.
  • Parkeringsskada, anmäl till polisen och skicka skadeanmälan till Willis AB.
  • Assistans.
    Äldre fordon och fordon utan fordonskort, kontakta Assistanskåren 020-912 912.
  • Vagnskadegaranti och nybilsgaranti. Se vidare Fordonsinformation.
  • Självrisk.
  • Oregistrerade fordon, anmäl via e-post till Regionens fordon så snart ni anskaffat eller avyttrat ett fordon. E-postadress 
  • Premie debiteras påföljande år men är försäkrat.
  • Vid korttidshyra av fordon eller hyra vid en längre period, se till att uthyrande firma ansvarar för försäkring då Regionen inte ansvarar för dessa leasingobjekt.
  • Skadeanmälningsblankett – Motorfordon sänds till brukaren vid varje uttag av nytt fordon.
  • Om ni saknar eller behöver extra blanketter kontakta Regionens fordon.

Rutiner vid skada
  1. Fyll i skadeanmälningsblankett.
  2. Anmälan sänds till Willis AB, c/o Crawford & Company, Box 6044, 171 06 Solna, tel 08-463 89 67. 
  3. Vid skadegörelse. Anmälan görs på blanketter "Skadeanmälan stöld/skada motorfordon". Stöld ska anmälas samma dag ovillkorligen.
  4. Vid skada på fordon utan motpart och/eller personskada vid kollision ska kontakt tas med Crawford & Company, tel 08-463 89 67.
  5. Vid frågor ang motorfordonsförsäkring kan du även ringa till Regionservice, Regionens fordon, tel 010-441 00 00 eller skicka e-post: E-postadress
  6. I samband med skada/olycka får inga utfästelser eller medgivanden gentemot motpart göras.
  7. Beslut från Crawford & Company beträffande skada sänds till brukaren.
  8. Alla resande i fordonet är försäkrade.
  9. Försäkringen följer fordonet.

Fordonskort skall finnas i alla fordon som är beställda efter 2008-06-01.
Om ni saknar eller behöver fler - kontakta Regionservice.

Rutin för att registrera mätarställning i Fleas

Nu är det enkelt att registrera in mätarställning för era fordon via vår Fleaswebb. Vi behöver denna information månadsvis för att kunna stämma av bränsleförbrukning per månad. 

Hur gör jag?

Vi vill att ni registrerar mätarställning per den sista varje månad, dvs läs av vad mätarställningen var den sista i månaden, även om du inte registrerar förrän exempelvis den 7:e i månaden efter. Har du ingen uppgift per den sista i månaden så ta den som är närmast månadsskiftet.

Det kommer inte att gå ut några påminnelser utan vi förutsätter att ni kan få in det som en egen rutin som passar er bäst.

Följ nedan instruktioner. 

FLEAS

logga in: 
användarnamn: vgrid
lösen: samma som dator-/outlook lösen

Välj: rapportera mätarställning

Fyll i:       regnr              datum för avläsning          mätarställning i km
ex:           ABC123         161130                              21135

Observera att man måste skriva ihop registreringsnumret, annars får man meddelande om att registreringsnumret saknas i Fleas. 

Detta kommer att rapporteras direkt in i Fleas.

Problem med att logga in eller registrera mätarställning

Kontakta Annakarin Johansson 0500-478560 eller E-postadress

Förändring av kontaktperson eller annan rapportör

Är du inte längre kontaktperson för fordonet är vi tacksamma om du mailar till: E-postadress
Ange: ny kontaktperson, vgrid, telefonnummer, adress och mailadress.

Enhet/verksamhet/brukare ska själva:

  • Boka tid hos den billevantör där fordonet är uthämtat
  • Närvara vid besiktningen

Återlämna

  • Alla nycklar (minst 2 st)
  • Servicebok/instruktionsbok
  • Vinter/Sommardäck
  • Motorvärmare - sladd
  • Fordonet urplockat och rengjort
  • Avtvättat såväl in- som utvändigt

VIKTIGT!

Samtliga punkter ovan måste vara åtgärdade av Er för att leverantören ska avregistrera fordonet. I annat fall riskerar Ni att drabbas av fortsatta kostnader kring fordonet.

Skriv ut blanketten nedan för att ha med vid återlämnandet, den ska fyllas i av er och skickas/faxas till Regionservice. Återförsäljaren får ta kopia på ifylld blankett för eget bruk.

Återlämningsblankett

Hyrbilar

  • Vid inlämnade av fordon för service om trygghetsavtal/serviceavtal finns,
    ingår detta som regel i avtalet. Gäller fordon uttagna efter 2005-03-01.
    Om ni inte har trygghetsavtal/serviceavtal finns avtal hos leverantör
    om särskilda priser för korttidsleasing.
  • Vid övrigt behov av korttidsförhyrning, välj lämplig uthyrningsfirma.
  • Vid korttidshyra av fordon eller hyra vid en längre period, se till att uthyrande
    firma ansvarar för försäkring då Regionen inte ansvarar för dessa leasingobjekt.

Service, reparation och däck

  • Service och reparation betalas mot faktura av Regionens fordon. Serviceverkstaden ska skicka fakturan till: Västra Götalands Läns landsting, Regionservice, Skåningstorpsvägen 12, 541 65 SKÖVDE
  • Däckförvaring kan beställas hos fordonsleverantören eller annan lokal däckfirma. Fakturan ska skickas till: Västra Götalands Läns landsting, Regionservice, Skåningstorpsvägen 12, 541 65 SKÖVDE
  • Skifte sommar/vinterdäck. Från den 1 december till den 31 mars ska du ha vinterdäck på bilen. Senast den 15 april måste du byta bilens dubbdäck. Vinterdäck utan dubb får du köra med året runt.
    För mer information se Transportstyrelsens hemsida.

Transportstyrelsen 

Besiktning

  • Då fordon är äldre än 3 år ska besiktning genomföras hos Bilprovningen.
  • Regionservice vidaresänder påminnelse och rekvisition om besiktning till brukaren.
  • Brukaren svarar för att besiktning sker.
  • Kostnaden interndebiteras via FLEAS-filen från Regionservice.

Böter

  • Varje förare av fordon bär själv ansvar för framförandet av fordonet. Böter i samband med hastighetsöverträdelse, felparkering etc ska betalas av föraren.
  • Påminnelser från olika parkeringsbolag där p-böter ska betalas skickas till förvaltningen.

Tillbehör och reservdelar

Däck - finns i avtalet med varje leverantör under begreppet tillbehör. Kan även köpas/förvaras hos närmsta däckhandlare.

P-tillstånd till miljöfordon

Många kommuner har ändrat sina regler för miljöfordonsparkering. Vi hänvisar därför till respektive kommuns hemsida. Brukaren ansöker om p-tillstånd hos respektive kommun.

Information om hur leasingbilar får användas

  • Om du kör privat fordon i tjänsten står inte regionen för självrisken vid skada.
  • Annan person än regionanställd personal (t ex elever, praktikanter, patienter) får ej framföra fordon utan särskilt medgivande av respektive chef.
  • Fordon får endast användas för resa mellan arbetsplats/fordonets stationeringsplats och förrättningsställe/ort. Efter tjänsteresans slut ska fordonet återlämnas på stationeringsplatsen.
  • Verksamhetsansvariga ger tillstånd till anställd att ta hem fordon. Det gäller vid enstaka tillfällen – max 10 gånger per år eller 100 mil totalt, annars ska det förmånsbeskattas enligt Skatteverkets regler.
  • Vid skada gäller att regionen står för självrisk om anställd haft tillstånd att ta hem fordonet, i annat fall står anställd för självrisken.

Beställning av fordon, förmånsbilar, ambulanser och sjuktransporter

Anna Karin Johansson

Ekonomiadministratör
Telefonnummer
E-post

Alkolås, beställning av fordon, tjänstefordon och försäljning av fordon

Kent Brattäng

Koordinator
Telefonnummer
E-post

Drivmedelskort, fakturor fordon

Iréne Anderberg

Ekonomiadministratör
Telefonnummer
E-post

Försäkringar och skador

Kent Brattäng

Koordinator
Telefonnummer
E-post
Senast uppdaterad: 2017-06-28 10:16