Beställningsrutiner LMN

LMNs beställningsrutiner beskriver förskrivnings- och distributionsprocessen inom LMNs produktområden.

Som stöd för förskrivren vid val av produkt finns REK-listor, sortimentskataloger, översikter, sortimentsnytt m.m. under fliken Sortiment 

Det finns även en handbok som klargör förskrivnings- och kostnadsansvar i vårdkedjan så att förskrivning sker på lika villkor i Västra Götland.

All förskrivning och beställning av läkemedelsnära produkter i Västra Götaland görs individuellt, även till patienter på särksilda boenden.

En ordination ligger till grund för en förskrivning. En ordination/förskrivning ska dokumenteras i journal. Förskrivningen registreras och sparas i Sesam LMN. Kan jämföras med ett recept. 

Beställning/uttag görs utifrån den sparade förskrivningen i Sesam LMN. 

Ledningsrådet för LMN rekommenderar att förskrivaren förskriver (skriver receptet) och någon annan t.ex. patienten själv, närstående eller personal beställer produkterna 

  • förskrivaren sparar tid när hen inte behöver kontrollera leveransuppgifter vid beställning,
  • leveranssäkerheten ökar när patienten själv eller annan person anger leveransuppgifter som portkoder, telefonnummer m.m. till kundtjänst eller när de anger detta vid beställning via e-tjänsten 1177,
  • risken minskar för kostsamma returer.

Beställning/uttag görs via:

Förskrivning till Asylsökande

Asylsökande barn under 18 år har rätt till samma sjukvård som andra barn som bor i Sverige.

Asylsökande vuxna har rätt till akut sjukvård och vård som inte kan anstå. Det är förskrivaren som avgör i varje enskilt fall om behovet är akut och inte kan vänta. Förskrivning av hjälpmedel och läkemedelsnära produkter är exempel på insatser som inte kan vänta.

Vårdgivarwebben - Asylsökande och personer utan tillstånd 

Socialstyrelsen – Vård som inte kan anstå

LMA-kort
Asylsökande personer saknar de fyra sista siffrorna i personnumret och finns inte med i folkbokföringsregistret (Västfolket) och kan därför inte sökas fram i Sesam LMN.

Vid första förskrivningstillfället används blankett 
Förskrivning/beställning Läkemedelsnära produkter till asylsökande 

Asylsökande får ett LMA-kort av Migrationsverket som visar att de är asylsökande.

Asylsökande barn under 18 år har rätt till samma sjukvård som andra barn som bor i Sverige.

Asylsökande vuxna har rätt till akut sjukvård och vård som inte kan anstå. Det är förskrivaren som avgör i varje enskilt fall om behovet är akut och inte kan vänta. Förskrivning av hjälpmedel och läkemedelsnära produkter är exempel på insatser som inte kan vänta.

Vårdgivarwebbven - Asylsökande och personer utan tillstånd 

Socialstyrelsen – Vård som inte kan anstå

Asylsökande får ett LMA-kort av Migrationsverket som visar att de är asylsökande.

Blanketten fylls i och faxas till Skövdedepåns kundtjänst 0500-43 79 01 
(gäller alla produktområden).

  • Ange Patientens namn.
  • I fältet Personnummer anges patientens födelsedata (ÅÅÅÅMMDD)
  • I fältet LMA-nr anges LMA-numret. Ange de första åtta siffrorna. 
    Ex 50-008920/4 Se LMA-kort
  • Kontrollera att LMA-kortet är giltigt Se LMA-kort
  • Ange Förskrivande kundnummer 601628 som tillhör Asylenheten VGR. Enheten kommer därmed faktureras för beställda produkter.
  • Om förskrivaren saknar behörighet till kundnumret lägger kundtjänst till den behörigheten på förskrivaren.
  • Kundtjänst registrerar personen med födelsedata och LMA-nummer i Sesam LMN.
  • Vid ny förskrivning kan patienten sökas fram i Sesam LMN via LMA- numret i fältet där personnummer anges. Förskrivning görs sedan som vanligt.
  • När personen fått sitt fullständiga personnummer kontaktar förskrivaren kundtjänst som konverterar patientens förskrivnings- och uttagshistorik till den nya identiteten.    

 

Förskrivning till person som vistas i Sverige utan tillstånd (papperslösa, gömda)

Personer som vistas i Sverige utan tillstånd har rätt till samma hälso- och sjukvård som asylsökande. 

Vårdgivarwebben - Asylsökande och personer utan tillstånd 

Vid första förskrivningstillfället används blankett
rskrivning/beställning Läkemedelsnära produkter

Blanketten fylls i och faxas till Skövdedepåns kundtjänst 0500-43 79 01 
(gäller alla produktområden).

  • Ange Patientens namn följt av – UT ex. Xxxxx Xxxxx - UT
  • I fältet Personnummer anges patientens födelsedata (ÅÅÅÅMMDD)
  • Ange Förskrivande kundnummer 601628som tillhör Asylenheten VGR.
    Enheten kommer därmed faktureras för beställda produkter.
  • Om förskrivaren saknar behörighet till kundnumret lägger kundtjänst till det på förskrivaren.
  • Kundtjänst registrerar personen i Sesam LMN endast med födelsedata i fältet personnummer och Patientens namn följt av – UT.
  • Vid ny förskrivning kan patienten sökas fram i Sesam LMN under Patientöversikten - Avancerat Sök med namn och födelsedata
  • När personen blivit asylsökande (fått sitt LMA-kort) kontaktar förskrivaren kundtjänst som konvertera patientens förskrivnings- och uttagshistorik till ny identitet. Förskrivning sker då enligt rutin för Asylsökande.

 

Förskrivning till personer med skyddade personuppgifter

Vårdgivaren ansvarar för att identiteten inte röjs för personer med skyddade personuppgifter. Personuppgifterna får inte röjas för någon utanför förskrivande enhet.

Västra Götalandsregionens ”Rutin för hantering av personer med skyddade personuppgifter

Vid första förskrivningstillfället till person med skyddade personuppgifter används formulär
Förskrivning/beställning till patient med SKYDDADE PERSONUPPGIFTER

 
  • Patientuppgifter får inte anges på blanketten utan den förskrivande enheten anges som mottagare (patient).
  • Det är endast möjligt att förskriva för ett uttag.
  • E-post och telefonnummer anges till förskrivaren.
  • Leveransadress ska vara den förskrivande enhetens
  • c/o namn anges namn till person som ansvarar för leveransen på enheten
  • Vid leverans kommer förskrivande enhet, förskrivarens namn samt leveransadress stå på kartongens adressetikett.

 

Person som finns i Sesam LMN och får skyddade personuppgifter
När en person som finns i Sesam LMN får skyddade personuppgifter spärras personuppgifterna. Därmed visas inte personens översiktsbild med förskrivningsrader och uttagshistorik. Förskrivning måste registreras på nytt enligt ovan. 

Dokumentera förskrivningen i patientens journal

LMN rekommenderar att förskrivning och beställning dokumenteras i patientens journal med uttagsnumret (ex U13201003) 

Sök fram uttagsnummer i Sesam LMN genom att:

  • under fliken Patient, ange förskrivande enhets kundnummer (ex. 602154) istället för personnummer i fältet Sök patient
  • under rubriken Uttagshistorik hittar du din enhets alla uttag (beställningar) som är gjorda till personer med skyddade personuppgifter. Uttagsnumret visas längst till vänster i tabellen (ex U17511003)

Sök fram ett uttagsnummer genom att:

  • under fliken Min sida, välj Uttagsöversikt i funktionsmenyn 
  • ange uttagsnumret (ex U17511003) i fälter Sök uttag. Information visas om vilka produkter beställningen innhöll.

 

Förskrivning av produkt utanför upphandlat sortiment

Om upphandlat sortiment inte kan tillgodose patientens behov kan förskrivning av produkt utanför upphandlat sortiment göras. Dessa produkter finns inte lagerlagda hos distributören vilket innebär en förlängd leveranstid. Vid leveranstid >10 dagar kontaktar kundtjänst förskrivare och patient.

Använd blankett Förskrivning/beställning läkemedelsnära produkt utanför upphandlat sortiment

Blanketten fylls i och faxas till Skövdedepåns kundtjänst 0500-43 79 01 
(gäller alla produktområden).

  • Motivering varför upphandlat sortiment inte tillgodoser patientens behov måste fyllas i
  • Saknas uppgifter skickas blanketten tillbaka till förskrivaren för komplettering innan beställning kan göras
  • Produkter utanför sortiment kan inte beställas akut
  • Produkter utanför sortiment kan inte returneras
  • Beställning av produkter utanför sortiment innebär extra kostnad för betalande verksamhet

    

Leveranstid

Får ställas utanför

  • Får ställas utanför innebär att produkterna levereras till angiven leveransadress och ställs utanför dörren.
  • Man kan få leveransen till hemadress eller till annan tillfällig adress (även utanför Västra Götaland) ex. sommarstugan.
  • Vid leverans utanför Västra Götaland kan inte leveranstid inom 5 arbetsdagar garanteras.
  • För näringsprodukter innebär leverans utanför Västra Götaland en extra kostnad för betalande verksamhet.
  • I flerfamiljshus ska leveransen ställas utanför lägenhetsdörren. 
    Portkod efterfrågas alltid vid beställning.
  • Krävs porttelefon för att komma in i flerfamiljshuset måste mottagaren vara hemma och öppna för transportören för att leverans ska kunna ske.
  • Patientens namn måste stå på dörren/på tavlan i trapphuset på leveransadressen. Om inte, så måste c/o adress anges vid beställningen ex. leverans till barn med förälder som har annat efternamn än barnet.
  • Ofullständiga eller felaktiga leveransuppgifter t.ex. fel portkod kan innebära att leveransen returneras vilket medför extra kostnad för betalande verksamhet.
  • Ställs produkter utomhus ska de skyddas från väderförhållanden som kan orsaka skador på produkterna.

 

Utlämningsställe

  • Utlämningsställe innebär att leverans sker till ett av transportörens utlämningsställen.
  • När produkterna levererats till utlämningsstället sker avisering till patient eller till kontaktperson via SMS, e-post eller brev enligt uppgifter som angetts vid beställning.
  • Det finns möjlighet att välja vilket av transportörens utlämningsställe inom Sverige som önskas, utan extra kostnad.
  • Produkterna måste hämtas inom 14 dagar annars returneras de tillbaka till distributören vilket innebär en returkostnad för betalande verksamhet.
  • Legitimation krävs vid uthämtning
    • Mottagaren måste visa legitimation vid uthämtning. Namnet på paketet måste överensstämma med mottagarens legitimation.
    • Hämtas paketet av annan person än mottagaren, måste mottagarens och hämtande persons legitimation visas.
    • Anges kontaktperson vid beställning räcker det att den personen visar legitimation när paketet hämtas ex. en förälder som hämtar paket till sitt barn.
    • Barn med giltig legitimation kan hämta ut paket själva
    • Den fyrsiffriga koden som aviserats via SMS, brev eller e-post måste anges vid hämtning.

PostNord – Hämta brev och paket

PostNord – Legitimation när du hämtar brev

 

Akutleverans

  • Akutleverans innebär leverans nästa vardag om beställningen inkommit till distributören före 14:00
  • Endast upphandlade lagerlagda produkter kan beställas akut
  • Distributörens kundtjänst måste alltid kontaktas för att säkerställa att produkten finns lagerlagd
  • Akutleverans hem till patienten aviseras inte
  • Akutleverans till utlämningsställe SMS-aviseras
  • Telefonnummer ska anges till patient eller annan kontaktperson
  • Akutleverans till särskilt boende kan enbart ske till en patient. 
    Akut sambeställning är inte möjligt.
  • Akutleverans innebär extra kostnad för betalande verksamhet

 

Expressleverans (endast nutritionsprodukter)

  • Expressleverans innebär leverans samma dag om beställningen inkommit till distributören före 12:00
  • Endast upphandlade lagerlagda produkter kan beställas med expressleverans
  • Distributörens kundtjänst måste alltid kontaktas för att säkerställa att produkten finns lagerlagd
  • Telefonnummer ska anges till patient eller annan kontaktperson
  • Det är endast förskrivaren som kan beställa expressleverans
  • Expressleverans innebär extra kostnad för betalande verksamhet

 

Leverans till särskilt boende

Samleverans
  • Samleverans innebär att en beställning görs till flera patienter på en avdelning/enhet samtidigt. Patienternas beställningar levereras därmed samtidigt.
  • Det förutsätter att avdelningen/enheten har ett förskrivande kundnummer. Samleverans till olika kundnummer är inte möjligt.
  • Leverans sker dagtid, till en anvisad plats.

Verksamhetschef eller motsvarande anmäler till Läkemedelsnära produkter vilka personer inom sin verksamhet som ska ha behörighet till Sesam LMN.

Ansökan ska innehålla vilken roll, vilka produktområden och till vilka arbetsplatser (förskrivande enheter) den anställde ska ha behörighet till. Verksamhetsansvarig person ansvarar även för att avsluta eller ändra behörigheter inom sin verksamhet.

Ansökan behörighet/ändring i Sesam LMN

Roller i Sesam LMN

  • Förskrivare
    har förskrivningsrätt och registrerar förskrivningar i Sesam LMN
  • Beställare
    har ingen förskrivningsrätt, kan endast göra uttag/sambeställa i Sesam LMN. Rollen används framförallt av personal som sambeställer till särskilda boenden.
  • Läkare
    har fri förskrivningsrätt och får automatiskt behörighet att förskriva inom samtliga produktområden.
     

Produktområdesbehörigheter i Sesam LMN

  • Diabetes
  • Inkontinens, blås- och tarmdysfunktion
  • Nutrition
  • Nutrition - Sondmatningstillbehör (plast)
  • Stomi
  • Sambeställning - Särskilt boende (ej Nutrition)
    För att kunna sambeställa till flera patienter samtidigt till en avdelning på ett särskilt boende finns behörighet Sambeställning - Särskilt boende.

Förskrivande enheter och Betalare i Sesam LMN

Verksamhetsansvarig ansöker även om nya eller ändring av förskrivande enheter och dess betalare i Sesam LMN.

Ansökan/ändring av kundnummer i Sesam LMN

Behörighet för privata vårdgivare

Sesam LMN är förskrivnings- och beställningssystemet i Västra Götaland för de läkemedelsnära produktområden som ingår i LMNs verksamhet.  

Förskrivning och beställning via fax är endast möjligt:

  • till asylsökande och till personer som vistas i Sverige utan tillstånd.
  • till personer som inte är folkbokförda i Västra Götaland och måste ha en förskrivning av inkontinens- och nutritionsprodukter.
  • vid förskrivning av produkter utanför upphandlat sortiment.

Förskrivning av diabetes- och stomiprodukter till patienter som inte är folkbokförda i Västra Götaland görs på hjälpmedelskort. Patienten får då hämta ut produkterna på Apotek viket innebär att hemlandstinget står för kostnaden. 

Support Sesam LMN

Förskrivarens kontaktuppgifter

I Sesam LMN finns förskrivarens kontaktuppgifter under fliken Min sida.

Det är viktigt att aktuella kontaktuppgifter finns så att kundtjänst kan kontakta förskrivaren vid behov. Ange direkttelefonnummer, ej växelnummer. Kundtjänst lämnar inte ut förskrivarens kontaktuppgifter till patient.

Var 6:e månad måste förskrivaren verifiera sin e-postadress vid inloggning.

Kundtjänst använder i huvudsak e-post vid kontakt med förskrivaren. Information skickas även ut till förskrivarna via e-post.

Lathund – Verifiera e-postadress i Sesam LMN

Patientuppgifter

I Sesam LMN hämtas patientuppgifter från Västfolket (folkbokföringsregistret i Västra Götaland och Hallands län). Endast patienter med fullständiga personnummer finns i Västfolket.

Förskrivande enhet - Betalarstruktur

En förskrivande enhet (kund) förses med ett sexsiffrigt kundnummer (ex. 602154). Varje förskrivande enhet kopplas till en betalare, fakturaadress.

Betalarstrukturen i Sesam LMN är produktområdesstyrd. Det innebär att det för en förskrivande enhet kan finnas olika betalare för de olika produktområdena.

Verksamhetsansvarig anmäler nya eller ändring av förskrivande enheter till Läkemedelsnära produkter. Ansökan måste även innehålla betalare och fakturaadress.

Ansökan/ändring av kundnummer i Sesam LMN

Senast uppdaterad: 2017-10-18 12:37