Våra krav på innehåll i faktura
Kravspecifikation för faktura till Västra Götalandsregionen, VGR
VGR:s krav på en faktura:
För att en faktura ska anses vara fullständig enligt VGR ska den, utöver de krav som uppställs i lag, även innehålla följande uppgifter.
- Beställar-id eller ordernummer
- Abonnemangsnummer (endast vid abonnemangsfaktura)
- Beställarens namn
- Faktureringsadress (FE-adress + 405 83 Göteborg)
- Leveransadress
- Beställningsnummer
- Pris enligt avtal
- Artikelnummer enligt avtal
- Valuta (vid annan än SEK)
- Bankgiro/Plusgiro (VGR betalar i första hand till bankgiro/plusgiro, endast i undantagsfall sker utbetalning till bankkonto)
- Organisationsnummer i de fall momsregistreringsnummer saknas
Felaktiga eller ofullständiga fakturor kommer att återsändas.
Lagkrav på en faktura:
- Datum för utfärdande
- Löpnummer
- Belopp
- Säljarens och köparens namn och adress
- Säljarens momsregistreringsnummer
- Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
- Datum för varuleverans eller utförande av tjänst
- Beskattningsunderlaget (priset före moms) för varje momssats
- Den eller de momssatser som gäller
- Köparens momsregistreringsnummer vid omvänd skattskyldighet (detta ska anges på fakturan)
- Hänvisning till relevant bestämmelse vid undantag från skatteplikt
- Kreditfakturor ska ha en otvetydig hänvisning (fakturanummer) till en debetfaktura
Krav för e-faktura
Fakturering till Västra Götalandsregionen ska ske med elektronisk faktura i enlighet med 3§ Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. Däremot ska fakturor och bilagor som innehåller säkerhetsklassad information skickas via post. Detta gäller all form av patientuppgifter eller information som kan skada eller röja uppgifter gällande rikets säkerhet.
PDF-format anses inte vara en elektronisk faktura.
GLN och Peppol-id till Västra Götalandsregionen
Faktura med sekretessuppgifter
I de fall faktura eller dess bilaga inte kan uteslutas från patientuppgifter eller information som kan skada eller röja uppgifter gällande rikets säkerhet ska faktura skickas via brev till förvaltningens fakturaadress.
VGR förbehåller sig rätten att avgöra om fakturan ska skickas via brev.
Våra fakturaadresser för faktura med patientdata
Krav orderfaktura
Om fakturan avser en order i Marknadsplatsen, betraktas denna som en orderfaktura.
- Faktura ska skickas elektroniskt, PDF-format anses inte vara en elektronisk faktura.
- VGR:s ordernummer ska anges i referensfältet utan övrig text, en faktura får endast referera till en order. Det är tillåtet att skicka flera delfakturor mot samma ordernummer.
- Faktura ska inte innehålla fler artikelrader än ordern med undantag av ersättningsprodukter eller avtalade avgifter.
- Angivet produktpris på rad och totalpris måste överensstämma med avtal.
- Elektronisk orderbekräftelse ska sändas om det är valt i avtalet.
- Matematiska avrundningsregler ska tillämpas. Antal decimaler på produktpris ska kunna vara två.
Krav orderlös faktura
Om fakturan inte avser en order som är lagd i Marknadsplatsen, betraktas denna som en orderlös faktura.
- Faktura ska skickas elektroniskt, PDF-format anses inte vara en elektronisk faktura. I undantagsfall ska faktura skickas via brev, se stycke om ”Faktura med sekretessuppgifter”.
- Varje förvaltning inom VGR har unika beställar-id för att styra fakturan till rätt intern mottagare. Beställar-id ska uppges av beställaren och anges i referensfältet på fakturan. Saknas beställar-id återsänds fakturan.
Krav abonnemangsfaktura
Om en faktura är återkommande kan ett abonnemangsflöde sättas upp i samarbete med VGR, fakturan betraktas då som en abonnemangsfaktura.
-
Faktura ska skickas elektroniskt, PDF-format anses inte vara en elektronisk faktura.
-
Faktura får endast referera till ett abonnemangsnummer.
- Faktura ska innehålla korrekt beställar-id i referensfältet utan övrig text.
- Enhetlig faktureringsperiod måste tillämpas.
Övriga krav:
Varje förvaltning inom VGR har unika faktureringsadresser, även vid elektronisk fakturering måste separata fakturor kunna ställas ut. Detta gäller även vid påminnelser och räntefakturor. VGR har organisationsnummer 232100-0131 till samtliga förvaltningar. En faktura kan därmed inte ställas ut till mer än en förvaltning.
- Kreditfaktura ska innehålla samma referens och adress som debetfaktura.
- Betalningsvillkor är 30 dagar, om inget annat är avtalat. Om betalningsdag infaller på en lördag eller helgdag, kommer betalning att ske nästkommande vardag.
- Det är endast tillåtet med en valuta per faktura.
- Inga extra avgifter får påföras, exempelvis administrationsavgift eller fraktkostnad, om detta inte är avtalat.
Avvikande fakturatyper
Följande fakturatyper kan ha avvikande fakturaadresser och beställar-id, mer information finns på startsidan för Leverantörsfaktura
- Köpt vård mellan regioner
- Peruk, ögonfransar och medicinsk tatuering
- Glasögon till barn och unga
- Fordon
- Hjälpmedel (Sesam-beställningar)
Kravspecifikationen för faktura till Västra Götalandsregionen, VGR som pdf-fil
Allmänna villkor för e-handel
Allmänna villkor för e-handel fnns publicerade på
Västra Götalandsregionen, Koncerninköps webplats
