Denna webbplats använder teknik som troligen inte stöds i din webbläsare, därför kan vissa saker se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Frågor och svar för medarbetare

Vanliga frågor och svar från supporten avseende fakturafrågor Marknadsplatsen 2.0 (knappval 4):

Kontering:

Hur ska jag veta vad jag ska ange i konteringen?

Svar: För information om aktuella konton och hur dessa ska användas finns ekonomihandboken på intranätet.
Som användare i Marknadsplatsen 2.0 kan du också ringa Support 010-4410200, knappval 1-4-1 och be om att bli kopplad till konteringsassistans. Du får då prata med handläggare anställda på Ekonomiservice, redovisning som kan hjälpa till med att ta fram konton för den aktuella fakturan.

Hur konteras frakt och avgifter?

Svar: Vid beställning av låga ordervärden till externa leverantörer kan avgift för frakt tillkomma, pga att leverantörens avtal med VGR tillåter fraktavgift.
Då frakten inte har beställts i Marknadsplatsen order måste fakturan hanteras.

Lathund för hantering av fakturor med Frakt

Är alla produkter förkonterade eller måste jag kolla att det är rätt?

Svar: Alla produkter från Sisjödepån är förkonterade med konto. Det är UNSPSC koden som styr kontot på produkterna och om de externa leverantörerna lägger in koden är deras produkter förkonterade. I annat fall behöver du som beställare välja konto.

Ordermatch: 

Jag är beställare och ska väl inte hantera fakturor?

Svar: Som beställare i Marknadsplatsen 2.0 ingår det i ditt ansvar att hantera de fakturor som inkommer avseende de order som Du skapat i systemet. Precis som tidigare är det första steget i hanteringen av fakturan att registrera en leveranskvittens när Du tar emot godset. När kvittensen registrerats matchas fakturan mot ordern och kvittensen och om dessa överensstämmer går fakturan vidare för betalning utan någon mer handpåläggning från dig som beställare.

Varför har fakturan stannat och vad ska jag göra?

Svar: Om en faktura avseende en order beställd via Marknadsplatsen 2.0 har stannat för hantering beror detta på att innehållet i fakturan inte kunnat matchats mot ordern och den registrerade kvittensen. Manuell ordermatchning måste då genomföras enligt följande steg:

  1. Genomför artikelmatchning med hjälp av orderns artiklar alternativt ange valet ”Ej beställd vara, extra kostnad accepteras” för den/de rader som berörs.
  2. Öppna fliken kontering och skapa där en kontering för de rader som Du i steg 1 matchade.
  3. När dessa två steg är hanterade blir knappen ”Godkänn faktura” mer grön i färgen, knappen är då aktiverad och Du kan godkänna fakturan genom att klicka på denna.

Allmänna avvikelser för fakturor som stannar för denna åtgärd:

Den vanligaste anledningen till att fakturor stannar för ordermatchning är att leverantörens artikelnummer inte matchar till 100% mellan vad de registrerar i sin produktinformation i katalogen till VGR jämfört mot vad de registrerar för artikelnummer på sina fakturor. Det kan till exempel handla om att artikelnumret på fakturan inleds eller avslutas med ett extra tecken som inte finns med i artikelnumret som sänts in i katalogen. Dessa fakturor måste då ordermatchas manuellt då systemet inte kan avgöra om det rör sig om samma artikel eller inte när artikelnumret avviker.

Vid beställningar via anskaffning framgår inte artikelnummer på ordern, detta inkommer först på fakturan. Därav kräver även dessa fakturor alltid manuell ordermatchning innan de kan hanteras för betalning.

Leveranskvittens:

Varför visas ett felmeddelande där jag hänvisas till Java-klient när jag försöker öppna fakturan?

Svar: I dagsläget finns det två versioner av Marknadsplatsen 2.0. I version 9 arbetar Du som slutanvändare, detta är den nya miljön som alla funktioner på sikt kommer att föras över till. Många användare i fakturaadministrationen och supporten arbetar fortfarande i version 8, denna version hanteras via en Java-klient. Om en faktura genererar ett felmeddelande avseende att Du endast kan komma åt fakturan via Java-klienten beror detta på att fakturan ligger i en status som inte ska hanteras av dig som slutanvändare.

 

Följande fakturastatus berör dig som slutanvändare:

  • Granskning ej utförd – fakturan ligger hos en granskare i väntan på att godkännas.
  • Inväntar leveranskvittens – fakturan avser en order som ännu inte leveranskvitteras. Ingen åtgärd ska genomföras på fakturan utan statusen på denna uppdateras i samband med att leveranskvittens registrerats för ordern.
  • Ordermatchning krävs – fakturan ligger hos beställaren för manuell matchning mot ordern.
  • Avvaktar extra kontroll – fakturan ligger hos en granskare i väntan på extra kontroll. En faktura som tilldelats för extra kontroll kan inte uppdateras, det kontrollanten kan göra är att registrera en kommentar på fakturan. Därefter hanteras den vidare för uppdatering genom att kontrollanten markerar fakturan som kontrollerad.
  • Attest ej utförd – fakturan ligger hos attestant i väntan på attest.
  • Klar – fakturan är attesterad och kommer att hanteras för betalning. (Ingen ytterligare åtgärd kan genomföras.)
  • Makulerad – fakturan är makulerad. (Ingen ytterligare åtgärd kan genomföras.)

Fakturor i andra statusar än de nämnda ovan ska inte hanteras av slutanvändarna utan av administrativ personal som också har tillgång till systemet i Java-klienten. Om felmeddelande om hantering via Java-klient skulle visas för en faktura i någon av statusarna ovan ska detta anmälas till supporten (knappval 4) för felsökning.

Varför får jag en faktura att inleverera när jag ännu inte fått min beställning?

Svar: Fakturor som skickas i ett elektroniskt fakturaflöde kommer fram snabbare än godset. Att en faktura inkommit betyder inte att den omgående ska hanteras. Invänta din leverans. Observera att leveranskvittens ska registreras för de varor som mottagits, om Du mottar en delleverans ska Du alltså registrera dessa i samband med mottagandet. När resterande gods kommer skapar Du ytterligare leveranskvittens även för detta.

Har leverans inte inkommit en eller två veckor efter att fakturan inkommit bör beställningen eftersökas internt och hos leverantör. (För beställningar via Sisjödepån, ta kontakt med Sisjödepån på knappval 1. För beställningar via externa leverantörer, ta kontakt med kundservice på knappval 2.)

Tillkommande Frakt

Varför har fakturan stannat?

Svar: En faktura med tillkommande frakt eller andra avgifter kan inte matchas mot ordern och det är som leveranskvitterat för denna. Manuell ordermatchning måste därför göras. För frakter och avgifter ska valet ”Ej beställd vara, extra kostnad accepteras.” markeras på fakturaraden. När detta är genomfört ska avgiften också konteras innan fakturan kan godkännas.

Tips! För att kontera en frakt med konto, ställ dig i rutan för konto på den aktuella konteringsraden och skriv där in ”frakt”. Konto som ska användas för att kontera frakt emot genereras så som sökträff och kan väljas genom att Du klickar på detta. Kontonumret för fraktkostnaden anges då i konteringsfältet.

För ytterligare hjälp med kontering av frakt, se Lathund för hantering av fakturor med Frakt

Varför kan jag inte godkänna fakturan trots att jag markerat valet ”Extra kostnad accepteras”?

Svar: Innan fakturan kan godkännas måste den konteras. Detta görs på fliken ”Kontering”.

Attesthierarki och attestregler:

Varför hamnar beställningen/fakturan hos fel attestant?

Svar: Attesttilldelningen styrs av den attesthierarki och de attestregler som är registrerade för din förvaltning. Detta innebär att din beställning eller faktura automatisk skickas till den attestant som angetts för den aktuella konteringen. Attesthierarkin och attestreglerna sänds in från respektive förvaltnings ekonomiavdelning. Har Du som användare synpunkter på felaktigheter i attesttilldelning, vänligen vänd dig till din ekonomiavdelning så de kan uppdatera dessa listor.

Hur gör jag för att skicka denna beställning/faktura till NN för attest?

Svar: I Marknadsplatsen 2.0 kan Du inte själv välja till vem Du vill skicka en beställning eller en faktura till för attest. Attesttilldelningen styrs av den attesthierarki och de attestregler som är registrerade för din förvaltning. Detta innebär att din beställning eller faktura automatisk skickas till den attestant som angetts för den aktuella konteringen. Attesthierarkin och attestreglerna sänds in från respektive förvaltnings ekonomiavdelning. Har Du som användare synpunkter på felaktigheter i attesttilldelning, vänligen vänd dig till din ekonomiavdelning så de kan uppdatera dessa listor.

Kan Ni flytta beställningen/fakturan till NN för attest?

Svar: I Marknadsplatsen 2.0 kan Du inte själv välja till vem Du vill skicka en beställning eller en faktura till för attest - inte heller vi i supporten kan manuellt flytta fakturor från en attestant till en annan. Om en faktura styrts mot fel attestant måste detta först uppdateras av förvaltningens ekonomiavdelning i attesthierarkin och attestreglerna. När denna uppdatering är genomförd kan supporten vara behjälplig med att uppdatera beställningens/fakturans attesttilldelning via en så kallad attestomräkning. Be din ekonomiavdelning lägga en beställning på detta i samband med att de skickar in en uppdaterad fil avseende attesthierarki/attestregler.

Jag har fått en faktura i retur med en kommentar om att den innehåller felaktiga attestregler, hur ska jag kontera den?

Svar: För dessa frågor hänvisar vi till den lokala ekonomiavdelningen. Det är från dem som attestreglerna anmäls. Ekonomen får då se över reglerna och bedöma om de är korrekta eller om de ska uppdateras. Om de satta attestreglerna är korrekta får ekonomen hänvisa dig till hur Du ska kontera istället. Om attestreglerna är felaktiga kommer problemet med fakturan att lösa sig i samband med att en korrigerande fil avseende attestregler sänts in av din ekonomiavdelning.

Delegeringar:

Jag ska ha semester, hur kan jag skicka mina uppdrag att hantera vidare till en annan användare?

Svar: Som användare kan man inte skicka vidare sina uppdrag till en annan användare. Den möjlighet som erbjuds är att Du som ansvarig användare delegerar din behörighet till en annan användare i samma behörighetsgrupp. En delegering innebär att en användare ärver behörighet från en annan användare och därmed kan se och hantera de uppdrag som tilldelas den användare som delegeringen skapts från. När en delegering skapas medför detta att inkomna uppdrag blir synliga hos flera användare samtidigt, när en av användare hanterat uppdraget försvinner det hos samtliga.

Användare med rollen Granskare och Beställare kan själva registrera sina delegeringar på sin startsida i Marknadsplatsen 2.0.
Användare med rollen Attestant kan inte själva skapa sina delegeringar utan får istället ta kontakt med sin förvaltnings e-handelskoordinator för att få hjälp med att lägga en beställning på detta.

Beroende på vilken behörighet Du som användare har i Marknadsplatsen 2.0 finns det olika typer av möjliga delegeringar. Som granskare kan Du enbart delegera behörighet att granska fakturor. Som beställare kan Du delegera behörighet att granska fakturor och leveranskvittera order. Som attestant kan Du delegera behörighet att granska fakturor, att leveranskvittera order, att godkänna beställningar och att attestera fakturor. Det går dock inte att dela upp en delegering (till exempel att som attestant endast delegera attesträtt för ett visst ansvar) utan delegerar Du som användare behörighet att attestera faktura delegeras hela din behörighet till den användare som är mottagare av delegeringen.

Hur stänger jag min inkorg?

Svar: Det är inte möjligt att i Marknadsplatsen 2.0 stänga sin inkorg. Vid frånvaro ska istället delegering registreras till en annan användare i samma behörighetsgrupp. En delegering innebär att en användare ärver behörighet från en annan användare och därmed kan se och hantera de uppdrag som tilldelas den användare som delegeringen skapts från. När en delegering skapas medför detta att inkomna uppdrag blir synliga hos flera användare samtidigt, när en av användare hanterat uppdraget försvinner det hos samtliga.

Varför kan jag inte skapa en delegering direkt från min startsida? Det har jag sett att andra kan.

Svar: Det är endast användare i användargrupperna Granskare och Beställare som själva kan registrera sina delegeringar via startsidan. Tillhör Du användargrupp Attestant har Du inte denna möjlighet utan måste istället vända dig till din förvaltnings e-handelskoordinator för att få hjälp med att lägga en beställning på delegering.

Att användare med behörighet att attestera in själva kan delegera beror på att VGR måste säkerställa att regelverket avseende attesttilldelning följs.

Min kollega har behörighet att delegera själv, men är inte i tjänst. Hur kan vi då registrera en delegering?

Svar: Om en kollega som tilldelats uppdrag att hantera är frånvarande (på grund av exempelvis sjukfrånvaro, semester, föräldraledighet eller liknande) kan användarens chef beställa en delegering från denna användare till en annan användare i samma behörighetsgrupp. I samband med att delegeringen registrerats blir denne användares uppdrag synliga även för den/de som mottagit delegeringen.

Varför får jag ingen träff på användaren när jag försöker skapa en delegering till min chef?

Svar: Det är endast möjligt att delegera till en användare i samma behörighetsgrupp. Om Du själv har rollen granskare kan Du inte delegera till en användare med rollen beställare eller attestant utan Du kan endast skapa delegeringar till andra användare i behörighetsgruppen Granskare.

Vad ska en beställning avseende en delegering innehålla?

Svar: En beställning avseende delegering ska svara på följande fyra frågor:

1. Från vem ska delegeringen göras? (VGR-id)
2. Vem är mottagare av delegeringen? (VGR-id)
3. Vad avser delegeringen? (Behörighet att granska faktura, behörighet att skapa leveranskvittens, behörighet att godkänna order och/eller behörighet att attestera faktura.)
4.Hur länge ska delegeringen vara aktiv? (Till och med-datum är obligatoriskt. Vid behov kan även startdatum anges om man önskar att en delegering ska börja gälla först senare. Maxtiden för en delegering är 12 månader.)

Under utredning:

När man har bockat i valet ”Under utredning” för att invänta att leverans kommer är det ibland svårt att få bort bocken i rutan och komma vidare med att godkänna fakturan. Hur ska man använda ”Under utredning” på bästa sätt?

Svar: Funktionen för ”Under utredning” kan användas av alla användare för att markera att en faktura är under utredning. Som attestant måste Du bocka i detta val för att undvika att fakturan efter 8 dagar eskaleras vidare uppåt i attesthierarkin. En faktura för granskning eskaleras dock inte och kommer alltså att ligga kvar hos granskaren även om valet ”Under utredning” inte markerats.

Mitt eget Köp:

Hur markerar jag när jag granskar fakturan att det avser eget köp för min chef? Det blir ju fel om fakturan går till denne för attest?

Svar: Det är inte Du som granskare som ansvarar för att fylla i valet ”Eget köp”. Detta ska göras av attestanten själv. När valet ”Eget köp” markeras av attestanten medför detta att fakturan styrs vidare till nästa attestant i attesthierarkin automatiskt då man som attestant inte får attestera köp som avser en själv. Ett exempel på fakturor där funktionen för ”Eget köp” ska användas är en faktura avseende en konferens där Du som attestant var en av deltagarna.

Telia abonnemang, ändra referens:

Fakturor från Telia kommer till fel ansvar, hur ändrar man referens på Telias abonnemang?

Svar: Du går in på VGR IT Serviceportal och klickar på ”Beställa och hantera”. Sedan klickar du på ”Telefoni” högst upp i menyn på vänster sida. Där klickar du på ikonen för ”Abonnemang” (Ändring av abonnemang) och fyller i begärda uppgifter.

 

Senast uppdaterad: 2019-11-25 15:28