Bokningslänk

Bokningsförfrågan

När du som beställare gör en bokningsförfrågan påbörjas en förnyad konkurrensutsättning. Det innebär att de leverantörer Västra Götalandsregionen har avtal med får möjlighet att konkurrera utifrån behoven vid varje ny bokningsförfrågan. Du skapar en ny förfrågan genom att fylla i bokningsformuläret här nedan:

Bokningsförfrågan/Avropsförfrågan

Såhär går bokningsprocessen till:

1. Via bokningsformuläret fyller du stegvis i din förfrågan. Ett ärendenummer kommer skapas och skickas till dig, tillsammans med din förfrågan. Kommunikationen kommer ske via mail under hela bokningsprocessen.

2. För att starta en förfrågan behöver du ange:

    • Ditt VGR-ID samt vilken förvaltning och enhet som förfrågan avser. Jobbar du på Västtrafik kan du skriva "Västtrafik" i avsedd ruta.
    • Datum och tid
    • Område i Storgöteborg eller annan kommun i Västra Götaland
    • Antal deltagare
    • Möblering i konferenslokalen
    • Behov av grupprum
    • Förtäring dvs om det ska ingå fika, lunch, middag etc
    • Behov av hotelrum

3. Du har även möjlighet att använda dig utav Temaindelning. De finns fem valbara teman som finns beskrivna i bokningsformuläret.

    • Havsnära
    • Naturmiljö
    • Närhet till Resecentrum
    • Närhet till tågstation
    • Rekreation

4. Konferens- och bokningscentrum tar emot din förfrågan och säkerställer inskickad förfrågan. Därefter skickar vi förfrågan till de anläggningar som ligger i det område ni angett och som matchar era behov.

5. Tillfrågade anläggningar har 24 timmar på sig att lämna in svar.  Först efter 24 timmar kan Konferens- och bokningscentrum göra en anbudsutvärdering för att sedan ge dig svar på vilken anläggning som vunnit.

6. Konferens- och bokningscentrum skickar dig information om vilken anläggning som har det vinnande anbudet och föreslås ta hand om er konferens. Den anläggning som vinner kommer att vara den som tillgodoser ert behov till bästa pris. Endast en anläggning kommer att presenteras för dig som beställare.

7. Du svarar till oss på Konferens- och bokningscentrum genom att acceptera alt avbryta förfrågan via en länk i det mailet vi skickat dig.

8. Anläggningen skickar dig en bekräftelse. När du mottagit bekräftelsen från anläggningen ansvarar du för din bokning. Du har direktkontakt med anläggningen gällande detaljplanering, fakturauppgifter osv.


Senast uppdaterad: 2018-08-27 10:36