Bokningslänk

Bokningsförfrågan

När du som beställare gör en bokningsförfrågan påbörjas en förnyad konkurrensutsättning. Det innebär att de leverantörer Västra Götalandsregionen har avtal med får möjlighet att konkurrera utifrån behoven för varje respektive förfrågan. Du skapar en ny förfrågan genom att fylla i bokningsformuläret på vår webbsida:

Bokningsförfrågan/Avropsförfrågan

Såhär går bokningsprocessen till:

1. Via bokningsformuläret fyller du stegvis i din förfrågan. Du kommer härefter att få ett ärendenummer via mail och det är via mail vi kommunicerar hela bokningsprocessen.

2. Du behöver ange följande för att starta ett ärende.

    • Ditt VGR-ID samt vilken förvaltning och enhet som förfrågan avser
    • Datum och tid
    • Område i Storgöteborg eller annan kommun i Västra Götalandsregionen
    • Antal deltagare
    • Möblering i konferenslokalen
    • Behov av grupprum
    • Förtäring dvs om det ska ingå fika, lunch, middag etc
    • Logibehov

3. Du har även möjlighet att använda dig av Temaindelning. De finns fem valbara teman som finns beskrivna i bokningsformuläret.

    • Havsnära
    • Naturmiljö
    • Närhet till Resecentrum
    • Närhet till tågstation
    • Rekreation

4. Konferens- och bokningscentrum tar emot din förfrågan och säkerställer inskickad förfrågan. Därefter skickar vi förfrågan till de anläggningar som ligger i det område ni angett och som matchar era övriga behov.

5. Tillfrågade anläggningar har 24 timmar på sig att lämna in svar. Vid mer komplicerade förfrågningar har de 72 timmar på sig. Först när alla svar inkommit kan Konferens- och bokningscentrum ge dig svar på vilken anläggning som vunnit.

6. När alla svar/anbud inkommit görs en utvärdering av Konferens- och bokningscentrum.

7. Konferens- och bokningscentrum skickar dig information om vilken anläggning som har det vinnande anbudet och föreslås ta hand om er konferens. Den anläggning som vinner kommer att vara den som fyller ert behov till bästa pris. Endast en anläggning kommer att presenteras för dig som beställare.

8. Du svarar till oss på Konferens- och bokningscentrum genom att acceptera alt avbryta förfrågan via en länk i det mailet vi skickat dig.

9. Accepterar du föreslagen anläggning så tilldelar Konferens- och bokningscentrum vinnande anläggning avtal.

10. Därefter skickar anläggningen dig en bekräftelse. När du mottagit bekräftelsen från anläggningen ansvarar du för din bokning. Du har direktkontakt med anläggningen gällande detaljplanering, fakturauppgifter osv.