Nya avtal

Det du som beställare behöver veta om det nya konferensavtalet!

Från 2018-08-22 har Västra Götalandsregionen tecknat nya avtal med externa konferensanläggningar inom Västra Götalandsregionen. Avtalen gäller för samtliga av Västra Götalandsregionens egna verksamheter samt bolagen: Västtrafik, Göteborgs Symfoniker AB och Sahlgrenska International Care.

Du som har behov av att boka en extern dagkonferens eller en konferens med övernattning belägen inom Västra Götalandsregionen ska göra det via oss på Konferens- och bokningscentrum. Avtalade leverantörer få endast ta emot bokningar och förfrågningar från Konferens- och bokningscentrum.
Det är inte tillåtet för någon verksamhet att göra konferensbokningar direkt med en konferensanläggning och inte heller att göra bokningar hos anläggningar som inte har avtal med Västra Götalandsregionen.

När du som beställare gör en bokningsförfrågan påbörjas en förnyad konkurrensutsättning. Det innebär att de leverantörer Västra Götalandsregionen har avtal med får möjlighet att konkurrera utifrån behoven för varje respektive bokningsförfrågan.

I och med det nya avtalet har vi behövt förändra vår tidigare bokningsprocess. Vi använder fortfarande Barium men en ny version.

Så här går det till: (OBS! Från och med 22 augusti)

  • Via vårt webbaserade bokningsformulär får du stegvis hjälp att skapa din förfrågan.
  • Du anger i vilket område ni önskar konferera samt uppgifter om vilka övriga behov ni har.
  • Det är viktigt att du tänker igenom alla steg i din förfrågan så att du i slutändan blir tilldelad en anläggning som matchar de behov du angett.
  • Tillfrågade anläggningar har 24 timmar på sig att lämna in svar. Vid mer komplicerade förfrågningar har de 72 timmar på sig.
  • Först när alla svar inkommit (efter 24 timmar) kan vi ge dig svar på vilken anläggning som vunnit.
  • Den anläggning som vinner kommer att vara den som fyller ert behov till bästa pris.
  • Endast en anläggning kommer att presenteras för dig som beställare.

Vi ber er att ha överseende om det skulle inträffa tekniska problem i samband med driftsättning.   

Glöm inte att:
Riktlinjen för möten inom Västra Götalandsregionen innebär att de i första hand ska hållas i interna lokaler. Dessa finner du i Sambo eller i din egen förvaltnings interna konferensverksamhet.