Bokningslänk

Bokningsförfrågan

När du som beställare gör en bokningsförfrågan påbörjas en förnyad konkurrensutsättning. Det innebär att de leverantörer Västra Götalandsregionen har avtal med får möjlighet att konkurrera utifrån behoven vid varje ny bokningsförfrågan. Du skapar en ny förfrågan genom att fylla i bokningsformuläret här nedan:

Bokningsförfrågan

Såhär går bokningsprocessen till:

1. Vi använder oss av ärendehanteringssystemet Barium. Via bokningsformuläret fyller du stegvis i din förfrågan. Ett ärendenummer skapas och skickas till dig tillsammans med din förfrågan. Kommunikationen kommer ske via mail, skickat ifrån Barium, under hela bokningsprocessen.

2. För att starta en förfrågan behöver du ange:

    • Ditt VGR-ID samt vilken förvaltning och enhet som förfrågan avser. Jobbar du på Västtrafik kan du skriva "Västtrafik" i avsedd ruta.
    • Datum och tid. Tips! Måndagar, tisdagar och fredagar är vanligtvis lågprisdagar jämfört med onsdagar och torsdagar.
    • Område i Storgöteborg eller annan kommun i Västra Götaland
    • Antal deltagare
    • Möblering i konferenslokalen. Tips! Sittningen påverkar storleken på lokalen vilket också kan ge effekt på priset. U-bord och Öar kräver större golvyta än Biosittning. Förklaring sittningar
    • Behov av grupprum. Tips! Det kan finnas tillgång till allmänna ytor för små gruppdiskussioner som kan nyttjas utan kostnad i mån av plats.
    • Förtäring dvs om det ska ingå fika, lunch, middag osv.
    • Behov av hotellrum

3. Du har även möjlighet att använda dig av olika teman. De finns fem valbara teman som finns beskrivna i bokningsformuläret.

    • Havsnära
    • Naturmiljö
    • Närhet till Resecentrum
    • Närhet till tågstation
    • Rekreation

4. Event och Mötesservice tar emot din förfrågan och säkerställer inskickad förfrågan. Därefter skickar vi din förfrågan till de anläggningar som ligger i det område ni angett och som matchar era behov.

5. Tillfrågade anläggningar har 24 timmar på sig att lämna in svar.  Först efter 24 timmar kan Event och Mötesservice göra en anbudsutvärdering för att sedan ge dig svar på vilken anläggning som vunnit.

6. Event och Mötesservice  skickar dig information om vilken anläggning som har det vinnande anbudet och föreslås ta hand om er konferens. Den anläggning som vinner kommer att vara den som tillgodoser ert behov till bästa pris. Endast en anläggning kommer att presenteras för dig som beställare.

7. Du svarar till oss på Event och Mötesservice genom att acceptera alt avbryta förfrågan via länken i det mailet som skickats till dig.

8. Anläggningen skickar dig en bekräftelse. När du mottagit bekräftelsen från anläggningen ansvarar du för din bokning. Du har direktkontakt med anläggningen gällande detaljplanering, fakturauppgifter osv.

Behöver du rådgivning, kontakta oss på 010 - 441 05 00 knappval 2:2

Senast uppdaterad: 2018-12-18 14:17