Webbplatsen använder teknik som troligen inte stöds av din webbläsare som exempelvis Internet Explorer 11. Vissa saker kan se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Event och mötesservice

Regionservice hjälper dig med digitala och fysiska event- och konferenstjänster. Vi skräddarsyr möten och event utifrån dina behov och rådande förutsättningar.

Vi som jobbar på Event och mötesservice har stor kunskap om regionens verksamheter och många års erfarenhet av att arbeta med event, konferenser, kongresser och mässor. Vårt mål är att underlätta ditt arbete i alla steg; före, under och efter arrangemanget.

Idag finns goda möjligheter att genomföra större möten och mässor digitalt. Vi kan hjälpa till med helt digitala event samt så kallade hybridmöten, där det både är deltagare på plats och på distans.

Vi skräddarsyr alltid en lösning efter dina unika behov. Här ser du exempel på lösningar och ungefärliga priser.

LILLA PAKETET

  • Sändning 1-2 timmar + genrep​
  • Upp till 2 personer samtidigt på scen​
  • 1 tekniker​
  • I vår egen studio​
  • PPT​

​Pris cirka: 8 000 kr​
Om du önskar textning kan vi även vara behjälpliga med det. Kostnad cirka 5 000 kr per timme filmmaterial​.

​Lilla paketet är en enkel sändning med proffsig framtoning. En producent/tekniker stämmer av upplägget med er och sköter all teknik under körningen. Vi är i vår egen studio med 1-2 kameror och som stöd har ni er powerpoint. Ni kan vara flera som föreläser, men max 2 personer samtidigt.

MELLANPAKETET

  • Sändning 3-4 timmar + genrep
  • Upp till 4 personer samtidigt på scen och möjlighet till talare på distans
  • 3 tekniker
  • I vår egen studio
  • Koordinator
  • Inspelning​​
  • PPT + Videouppspelning
  • Enklare redigering

Pris cirka: 32 000 kr
Om du önskar textning kan vi även vara behjälpliga med det. Kostnad cirka 5 000 kr per timme filmmaterial​.

Mellanpaketet är lite större sändning. Här kan ni vara upp till 4 personer samtidigt, ha videouppspelning och powerpoint. Vi är i vår studio med 3 kameror och 3 tekniker som kör sändningen. Här får ni även hjälp med bland annat deltagarhantering och informationsutskick av våra konferenskoordinatorer

STORA PAKETET

  • Sändning 3-4 timmar + genrep
  • Upp till 8 personer samtidigt på scen och möjlighet till talare på distans
  • 4 tekniker
  • Lokal anpassad för hybridmöte
  • Koordinator
  • Inspelning
  • PPT + Videouppspelning
  • Enklare redigering
  • Hybridmöte (deltagare kan ställa frågor live oavsett digitalt eller fysiskt)

​Pris cirka: 62 000 kr + lokalkostnad
Om du önskar textning kan vi även vara behjälpliga med det. Kostnad cirka 5 000 kr per timme filmmaterial​.​

Hybridsändning med publik både på plats och på distans är den mest avancerade sändningsformen och kräver noggrannare planering och strukturering. Här behövs större lokal och mer teknik.

Projektkoordinering och ekonomi

  • Mötescoaching före, under och efter eventet
  • Koordinering mellan intressenter
  • Budget, uppföljning och hantering av fakturor

Administration av program, inköp och bokning

  • Hjälp och hantering med inköp, exempelvis giveaways
  • Bokning av lokal, logi, transporter, teknik, förtäring, talare m.m.
  • Abstracthantering

Anmälningshantering och kommunikation

  • Registreringslänk och mötesapp (VGR möten)
  • Deltagaravgifter och deltagarstatistik
  • Koordinering och administration av kommunikationsmaterial och -tjänster
  • Information till deltagare och talare inför mötet

Teknik och teknisk support

  • Bistår med kamerautrustning, mikrofon, bildmixer m.m.
  • Producenter, ljudtekniker, ljussättning etc
  • Film och livestreaming
  • Hantering av digitala grupprum

Stöd under genomförande

  • Hjälp med registrering av deltagare
  • Moderering
  • Koordinering och information på plats under mötet

Utvärdering

  • Intern utvärdering med kund
  • Deltagarutvärdering

Vill du skapa ett möte som stannar hos deltagarna när dagen är slut? Här delar vi med oss av några tips för hur du skapar ett lyckat digitalt möte.

  • Planera noga (teknik inkl. bra headset, kameran i lämplig höjd rakt framifrån, ljussättning i rummet, stabil uppkoppling, interaktivitet, agenda, tidsåtgång, pauser etc) och öva gärna med någon innan!
  • Behåll deltagarnas uppmärksamhet och engagemang genom att noga tänka igenom syftet mötet och vilka punkter som ska avhandlas, när du bör ta pauser och hur du kan variera mötet med aktivt och passivt deltagande. Generellt behöver ett digitalt möte vara kortare än ett fysiskt möte.
  • Fördela rollerna (om nödvändigt)! T ex en person som håller koll i chatten, delar in i grupprum m m och en person som leder mötet.
  • Ladda med positiv energi. Stå gärna upp när du talar och tänk på att titta in i kameran. Det kan kännas svårt att vänja sig vid att ”stirra in i en prick”, men ger en mycket bättre känsla för deltagarna som kommer uppleva att du verkligen tittar på och talar till dem.
  • Gör deltagarna trygga genom att tala om vilka ”spelregler” som gäller, t ex video på/av, handuppräckning eller endast frågor via chatt med mera.
  • Dela gärna din presentation via Powerpoint live! Det ger dig möjlighet att se chatt och deltagarförteckning samtidigt som du presenterar. Det ger dig också möjlighet för att någon annan enkelt kan ta över kontrollen och styra när en slide ska bytas.
  • Använd interaktivitetsverktyg direkt i Teams eller andra appar/program. I Teams finns t ex Whiteboard och Forms integrerat. Menti är ett annat exempel. Grupprum kan slumpas eller fördelas manuellt.

 

 

På grund av pandemin fick vi ställa om från ett fysiskt event till en digital variant av Sällsynta dagen och vår nyinvigning. Event och mötesservice hjälpte oss, utifrån vår typ av event och dess innehåll, att hitta rätt form vilket blev ett Teams live-event. Olof Bäckström som hade hand om oss lyssnade in våra tankar och önskemål utifrån vår planering, var lösningsfokuserad, flexibel och hittade vägar att gå även där vi stötte på hinder och utmaningar. Flera olika aktörer var inblandade i skapandet av eventet, innehållet var varierande, krävde olika tillvägagångssätt för att få till och ändringar i programmet behövde göras med kort varsel. Själva sändningen blev därav en utmaning för Event och mötesservice, men slutprodukten blev jättebra och våra eventdeltagare tyckte det hela var väldigt fint arrangerat.

Centrum för sällsynta diagnoser Väst

 

Jag har arbetat som projektledare för en årlig konferens som heter Digikult – digitalt kulturarv i praktiken under tre år tillsammans med Event och mötesservice. Min upplevelse är mycket god och resultaten har varje gång levt väl upp till mina förväntningar. Att använda Event och mötesservice har underlättat för mig som projektledare enormt då jag kunnat fokusera på de saker jag är bra på samtidigt som jag kan lita på att allt det där runt omkring blir gjort på ett proffsigt sätt.

Thomas Scott, projektledare Digikult från Stabsenheten, Förvaltningen för kulturutveckling

 

Vi köper en hel del tjänster av Regionservice. Vet faktiskt inte hur vi skulle kunna få ett bättre stöd. Ordning och reda, snabb, professionell service serverat med entusiasm och omtänksamhet. ​ De tjänster vi köper från Regionservice håller absolut högsta klass. Att de dessutom levereras på ett positivt och engagerat sätt gör bidrar till att vi faktisk är en attraktiv arbetsgivare.​ På koncernkontoret är våra värderingar ”tillsammans gör vi varandra starkare”, ”vi lyssnar in vi lyssnar av” och ”feedback bidrar till vår utveckling”. De personer som levererar tjänster till oss från Regionservice bidrar i allra högsta grad till dessa, ni är fantastiska

Robert Green, HR-strateg från Koncernkontoret.​

 

Beatrice har varit fantastisk på alla sätt! Professionell, lättillgänglig, effektiv och alltid med energi och engagemang. Upplever att det finns en hög kompetens och erfarenhet hos Event och mötesservice, där de som jobbar där samarbetar på ett sätt som underlättar och effektiviserar för kunden oavsett om de arbetar i samma eller olika uppdrag.

Marie Hagsjö, projektsamordnare från Hälsan och Stressmedicin

 

Här är några exempel på genomförda kunduppdrag som är projektledda eller koordinerade av Event och mötesservice, Regionservice.

  • Regiongemensamma chefsdagen
  • Allmänläkardagarna
  • Digikult
  • Framtid Västra Götaland
  • Västra Götalandsregionens deltagande på West Pride, Almedalen, Vitalis och Seniormässan
  • Nätverksträff för kommunikatörer
  • Fullföljda studier
  • Regionfullmäktige
  • VGR Tour
  • HR-Forum
  • Gratifikation (för flera förvaltningar)
  • Hack for Health
  • Akademidagen

Behöver du hjälp med något annat?

För att enbart boka ett konferensrum kontakta vgr.konferensbokning@vgregion.se

Förfrågan om fotografering, animering, textning eller andra kommunikationsuppdrag kontakta mediaproduktion.regionservice@vgregion.se

Profilbild av Åsa Björk

Åsa Björk

Chef Administrativ Konsultservice samt Event & Mötesservice
Ikon för telefonnummer
Telefonnummer
Senast uppdaterad: 2022-08-29 10:11