Denna webbplats använder teknik som troligen inte stöds i din webbläsare, därför kan vissa saker se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Bokningsprocessen

Du skapar en ny konferensförfrågan genom att klicka på knappen:

Pga rådande läge är svarstiden för leverantörer tillfälligt förlängd till
72 timmar. Behöver du besked inom 24 timmar notera det på förfrågan så löser vi det.

När du som beställare gör en bokningsförfrågan påbörjas en förnyad konkurrensutsättning. Det innebär att de leverantörer Västra Götalandsregionen har avtal med får möjlighet att konkurrera utifrån behoven vid varje ny bokningsförfrågan.

Såhär går det till:

1. Vi använder oss av ärendehanteringssystemet Barium. Via bokningsformuläret fyller du stegvis i din förfrågan. Ett ärendenummer skapas och skickas till dig tillsammans med din förfrågan. Kommunikationen kommer ske via mail, skickat ifrån Barium, under hela bokningsprocessen.

2. För att starta en förfrågan behöver du ange:

    • Ditt VGR-ID samt vilken förvaltning och enhet som förfrågan avser. Jobbar du på Västtrafik kan du skriva "Västtrafik" i avsedd ruta.
    • Datum och tid
    • Område i Storgöteborg eller annan kommun i Västra Götaland
    • Antal deltagare
    • Möblering i konferenslokalen 
    • Behov av grupprum
    • Förtäring dvs om det ska ingå fika, lunch, middag osv.
    • Behov av hotellrum

3. Du har även möjlighet att använda dig av olika teman. De finns fem valbara teman som finns beskrivna i bokningsformuläret.

    • Havsnära
    • Naturmiljö
    • Närhet till Resecentrum
    • Närhet till tågstation
    • Rekreation

4. Event och Mötesservice tar emot din förfrågan och säkerställer inskickad förfrågan. Därefter skickar vi din förfrågan till de anläggningar som ligger i det område ni angett och som matchar era behov.

5. Tillfrågade anläggningar har 24 timmar på sig att lämna in svar.  Först efter 24 timmar kan Event och Mötesservice göra en anbudsutvärdering för att sedan ge dig svar på vilken anläggning som vunnit.

6. Event och Mötesservice  skickar dig information om vilken anläggning som har det vinnande anbudet och föreslås ta hand om er konferens. Den anläggning som vinner kommer att vara den som tillgodoser ert behov till bästa pris. Endast en anläggning kommer att presenteras för dig som beställare.

7. Du svarar till oss på Event och Mötesservice genom att acceptera alt avbryta förfrågan via länken i det mailet som skickats till dig.

8. Anläggningen skickar dig en bekräftelse. När du mottagit bekräftelsen från anläggningen ansvarar du för din bokning. Du har direktkontakt med anläggningen gällande detaljplanering, fakturauppgifter osv.

Behöver du rådgivning, kontakta oss på 010 - 441 05 00 knappval 2:2

Tips inför din bokning

  • Tänk på att vara ute i god tid med din förfrågan för att hålla nere priset samt öka chanserna att det finns plats för er.  Måndagar och fredagar är vanligtvis lågprisdagar.

  • Sittningen påverkar storleken på lokalen vilket också kan ge effekt på priset. U-bord och Öar kräver större golvyta än Biosittning. Förklaring sittningar

  • Det kan finnas tillgång till allmänna ytor för små gruppdiskussioner som kan nyttjas utan kostnad i mån av plats.

Konferensavtalen gäller för samtliga av Västra Götalandsregionens egna verksamheter samt bolagen: Västtrafik och Göteborgs Symfoniker AB.

Du som har behov av att boka en extern dagkonferens eller en konferens med övernattning belägen inom Västra Götaland ska göra det via Regionservice. Avtalade leverantörer få endast ta emot bokningar och förfrågningar från Event och Mötesservice/Regionservice. 

Det är inte tillåtet för någon verksamhet att göra konferensbokningar direkt med en konferensanläggning och inte heller göra bokningar hos anläggningar som inte har avtal med Västra Götalandsregionen.

När du gör en bokningsförfrågan påbörjas en förnyad konkurrensutsättning vilket innebär att de leverantörer Västra Götalandsregionen har avtal med får möjlighet att konkurrera utifrån behoven vid varje ny bokningsförfrågan.

Har du frågor eller funderingar över hur du ska göra din bokningsförfrågan är du alltid välkommen att ringa 010-441 05 00 knappval 2:2 eller maila konferensbokning@vgregion.se

Observera att detta endast är ett prisexempel, där du kan få en uppfattning om vad det skulle kosta att boka en konferens. Priset kan variera beroende på var i Västra Götaland du konfererar, vilka tillval du önskar samt utbud/efterfrågan.

Prisexempel (avser cirkapriser exkl. moms) för en konferens med 25 deltagare med Ö-sittning:

Lokal 3500-6000kr (140-225kr/person)

Fm-fika 80kr

Lunch 170kr 

Em-fika 80kr

2-rätters middag 340kr

Enkelrum 900-1600kr

 
  1. Vad betyder " avbruten förfrågan"?

    När du får detta meddelande betyder det att vi inte fått in några anbud i ditt ärende. De leverantörer vi skickat till har varit fullbokade eller av annan anledning inte kunnat lämna anbud. När detta sker kontakta gärna ansvarig konferensbokare så hjälper vi dig vidare på bästa sätt.

  2. Varför får jag inte välja konferensanlägging själv?

    Från och med augusti 2018 har Västra Götalandsregionen tecknat nya avtal med externa konferensanläggningar inom Västra Götaland. När du gör en bokningsförfrågan påbörjas en förnyad konkurrensutsättning vilket innebär att de leverantörer Västra Götalandsregionen har avtal med får möjlighet att konkurrera utifrån bokarens behov vid varje ny bokningsförfrågan.Vi har avtal med 109 st upphandlade konferensanläggningar inom hela Västra Götaland. Enligt lagen om offentlig upphandling måste vi därför konkurrensutsätta leverantörer som finns i samma område så att alla har samma chans att få vara med och lämna anbud.

  3. Varför kan jag inte kontakta konferensanläggningen själv?
    Det är inte tillåtet,  enligt LoU, för någon verksamhet att göra konferensbokningar direkt med en konferensanläggning och inte heller göra bokningar hos anläggningar som inte har avtal med Västra Götalandsregionen. Vill du boka en extern dagkonferens eller konferens med övernattning belägen inom Västra Götaland ska du göra det via Event och Mötesservice.
  4. Varför får jag inte se fler än ett anbud?

    Den konferensanläggning som lämnat anbud med lägst pris och som uppfyller dina ställda krav, kallas det "vinnande anbudet". Det är den anläggningens anbud som presenteras för dig. Är det så att du har mer komplexa förfrågningar ta kontakt med oss så är vi behjälpliga med att utforma din avropsförfrågan så det blir så smidigt som möjligt för dig som beställare.

Kontaktuppgifter


010 – 441 05 00, knappval 2:2

konferensbokning@vgregion.se 

Öppettider:
Måndag - fredag 
Kl. 08:00-16:30 (helgfria vardagar)
Lunchstängt kl. 12:15-13:00

Senast uppdaterad: 2020-05-06 15:29