Lite bättre varje dag i område SÄS/Alingsås

Område SÄS/Alingsås/FT/NH/HH jobbar med service på bla Närhälsan, Folktandvården, Alingsås och Borås sjukhus med exempelvis lokalvård, internlogistik och patienttransporter. Området har sedan i maj 2017 arbetat på ett strukturerat sätt att få in förbättringsförslag från medarbetare. Ett av områdets mål i verksamhetsplan 2018 är att varje sektion ska genomföra 10 förbättringsförslag per team.

- Syftet är att öka engagemanget och dialogen på arbetsplatsen och sprida goda exempel som kan återanvändas på andra arbetsplatser, säger Eva-Susan Atterfors, områdeschef för SÄS/Alingsås/FT/NH/HH. Det ska vara kul att vara på jobbet, vi vill att medarbetarna ska trivas och ta större ansvar för sina arbetsuppgifter. På så sätt ökar viljan att göra det lilla extra för att öka nöjdheten hos våra kunder och erbjuda bra service. Och detta kan i sin tur minska sjukfrånvaron. 

Ett exempel på förbättringsförslag som genomförts i Alingsås är när medarbetare går en posttur på lasarettet så tar man även med sterilgods på postvagnen så att man inte behöver gå två gånger. Ett annat förbättringsförslag som kommit från flera medarbetare är önskan om mer positiv feedback från chefer och medarbetare. I genomförandet har området köpt in en touch-and-tell, en terminal där medarbetare kan trycka på ja- eller nejknapp som svar på en ställd fråga.

Medarbetaren Olle är först ut att svara på frågan ”Har du fått feedback av en kollega eller en chef idag?”

- Jag tycker att terminalen är enkel och smidig att svara på. Det är enkla frågor och det går snabbt att svara.

Olle tänker mer på förbättringar nu när det uppmärksammas mer.

– Vi har tidigare arbetat med andra modeller men jag tycker att denna har mer struktur och att den kommer att vara hållbar över tid. Medarbetarna gör många förbättringar i sitt dagliga arbete men de ”anmäler” inte dem och därmed blir de inte synliga, säger Olle.

- Jag tycker detta är ett jättebra arbetssätt för att öka medarbetarengagemanget hos våra medarbetare. Vi har alltid jobbat med förbättringar och genom den här metoden blir arbetssättet ännu mer strukturerat i och med att förslagen visualiseras och följs upp, säger Eva-Susan Atterfors.

Touch-and-tell terminal där medarbetare kan svara på frågor och ge feedback.

Metod för förbättringsarbete

Teamcheferna har tagit fram en process för hur återkoppling av förslag och hur genomförandet ska fungera.

  • Varje förslag ska återkopplas till den som lämnat in det, antingen med en plan för genomförande eller varför det inte kommer att genomföras.
  • Det ska vara enkelt att lämna förslag, exempelvis genom förslagslåda eller direkt till chef.
  • Alla förslag ska tas emot värderingsfritt.
  • Alla förbättringsförslag redovisas visuellt på anslagstavla och tas även upp muntligt på medarbetarnas arbetsplatsmöten.
  • Antal och typ av förslag redovisas till områdets ledningsgrupp, både skriftligt och muntligt.
  • Varje ledningsgruppsmöte har avsatt tid för uppföljning av förbättringsarbete där goda exempel tas upp men också lärdomar och vad som kan göras bättre.