Vad gör en konferenskoordinator?
Therése är konferenskoordinator hos Event och mötesservice inom Regionservice sedan april 2020. Varierade arbetsuppgifter och kundkontakt beskriver hon som det bästa med hennes jobb.
Du arbetar som konferenskoordinator, vad gör man då?
Som konferenskoordinator servar man hela regionen med de event, möten, konferenser och mässor som arrangeras. Vi blir kontaktade av de olika förvaltningarna när de behöver hjälp med genomföranden, stora som små.
Vad har du för arbetsuppgifter?
Arbetsuppgifterna är lite varierande beroende på vilken typ av projekt det gäller. I stort kan man säga att vi inventerar först kundens behov och gör sedan en offert med uppskattning på tidsåtgång. Vi hjälper till med inbjudan, registreringslänk och ibland webbsida om kunden önskar. Vi sitter även med i arbetsgrupper om vi planerar större konferenser.
Under pandemin har kunderna haft ett större behov av “mötescoaching” för att kunna genomföra sitt digitala möte så bra som möjligt. Oavsett om mötet är fysiskt eller digitalt vill de flesta kunder att vi finns på plats vid genomförandet för att se till att det flyter på. Vissa genomföranden faktureras och då gör vi även det samt skickar ut enkätfrågor efteråt.
Vad har du för bakgrund?
Efter gymnasiet läste jag kommunikation och media men kände inte riktigt att det var min grej. Jag började arbeta i receptionen på dåvarande WM-data Caran (numera CGI) och fick snabbt därefter en tjänst som avdelningsassistent med ansvar för leverantörs- och kundfakturering. Efter hand blev det mer konferenser och event vilket ledde till en roll som eventkoordinator som jag sedan hade tills jag slutade på CGI, ca 20 år senare.
För ett par år sedan gick jag en ettårig utbildning som heter RKHA på Yrgo (Receptions-, konferens- och housekeepingansvarig). Ett av de roligaste åren i mitt liv!
Varför valde du att söka dig till Regionservice?
Det var tack vare min nuvarande chef, Åsa Björk, som jag hamnade på VGR. Åsa var lärare på RKHA-utbildningen och när jag senare såg att hon börjat på VGR och sökte en konferenskoordinator valde jag att söka. För mig är det väldigt viktigt att ha en bra chef och det har jag verkligen fått.
Berätta om något lyckat projekt där du varit med
Det roligaste och mest lyckade projektet är VGR Tour som vi arrangerade hösten 2020. Det är VGR:s medarbetarevent där vi vanligtvis turnerar runt på fyra olika orter i regionen. Förra året blev det istället ett digitalt upplägg, och så blir det även i år.
Det var ett roligt projekt där jag, och min kollega Ellen, satt med i en projektgrupp och planerade. Vi hjälptes åt att spåna fram spännande ämnen, talare och upplägg. Allt spelades in på Stationshuset i Göteborg och sändes senare på hösten.
Vad är det bästa med ditt jobb?
Det måste ändå vara variationen av arbetsuppgifter och att vi får kontakt med väldigt många olika kunder. Man får en liten inblick i varje kunds vardag och arbete genom att hjälpa dem med sitt möte/konferens.