Ny avtalsmodell för lokalvård på resecentrum
Västfastigheter och Regionservice har haft ett lyckat samarbete kring avtal och upphandling för resecentrum i Västra Götaland.
När Västfastigheter tog över Västtrafiks fastighetsbestånd 2019 innebar det 31 resecentrum som alla ska underhållas och städas. De befintliga avtalen som fanns kring lokalvård var brett skrivna och svåra att följa upp, och det fanns små möjligheter att påverka leverantören när det inte fungerade som det skulle.
- Avtalen skulle löpa ut, och vi behövde hitta ett annat sätt. Vi har inte, och ska inte, ha kompetens i lokalvård. Men vi sträckte ut en hand till Regionservice, och har fått fantastisk hjälp med att kravställa och utforma avtal. De hade precis den kompetensen vi var i behov av, säger Jonas Nordin, fastighetschef Västfastigheter
Jenny Svensson är servicechef på enheten Uppföljning serviceentreprenad och hon tyckte att det var intressant att sätta sig in i ett nytt område.
- Vi har baskunskaperna med vilka kemikalier som får användas, vilka städmaskiner som passar och vilken utbildning lokalvårdarna behöver. Sedan var detta nya miljöer med andra utmaningar, så vi har behövt utbilda oss. I en så öppen miljö kan det till exempel finnas hot om våld och kanyl- och sprutrisk. Här finns heller ingen befintlig kund på det sätt vi är vana vid, som kan höra av sig till oss om det inte fungerar, så vi har fått jobba på ett annat vis med uppföljning, där våra avtalscontrollers tar emot klagomål och följer upp, säger hon.
Branschledande modell
Ett av problemen med de förra avtalen var att det var svårt att ge påföljder till leverantören om det inte sköttes. Här har man använt en helt annan modell med tydliga krav och med en vitestrappa. Vid upphandlingen skriver man även avtal med flera leverantörer.
- Vi ger avtalet till de med bäst pris, men skulle det inte fungera så har leverantör två och tre också skrivit på och förbinder sig att ta över om det behövs. I gengäld är alla leverantörerna med och får ge anbud om vi kopplar på fler resecentrum, eller nya områden. Det är viktigt, för då får vi den som är bäst lämpad för uppgiften på den platsen, och betalar inte mer än vad som är marknadsmässigt. Vi har sett sedan tidigare att det fungerar och är en hållbar modell, säger Jenny Svensson.
Upphandlingsmodellen är branschledande i Sverige, och Jenny och hennes kollegor har fått föreläsa för andra regioner som är nyfikna på hur det fungerar. De har redan tagit nästa steg med Västfastigheter, och har lagt till städning i garage på en del sjukhus.
Högre kvalitet i avtal och underhåll
Jonas Nordin är nöjd, och tycker att samarbetet har fungerat väldigt bra.
- Det är verkligen en styrka vi har i Västra Götalandsregionen, att det finns så mycket kompetens. Vi på Västfastigheter kunde fokusera på det vi kan bäst, och kunde med denna hjälp parallellt arbeta med att få fram ett mycket bättre avtal även för den renodlade fastighetsdriften, säger han.
Jenny Svensson håller med.
- Vi är inte bara en bra servicepartner till vården utan även till övriga förvaltningar i Västra Götalandsregionen. Där vi går in och stöttar kan de fokusera på sina kärnverksamheter. Det har fungerat väldigt bra, och redan nu, en knapp månad in med den nya leverantören så märker vi av en höjning i kvalitet. Leverantören har kommit med förslag på utvecklingsmöjligheter och digitala lösningar. I Nils Ericsson-terminalen i Göteborg har två av hyresgästerna spontant kommit fram och tackat, och berättat att de är nöjda, säger hon.
Enheten Uppföljning serviceentreprenad på Regionservice har spetskompetens kring avtalsuppföljning och stöttar förvaltningar med att följa upp avtal med externa leverantörer. De har också ett tätt samarbete med Koncerninköp.
Läs mer om enhetens arbete:
