Riktlinjer för leverantörskontakter
Dessa riktlinjer gäller kontakter mellan Hjälpmedelscentralens medarbetare och leverantörer av artiklar, tjänster och system till området. Syftet är att bidra till att uppfylla områdets mål genom att förtydliga kund-/leverantörsrelationen, både för medarbetare och leverantörer.
Hjälpmedelscentralens verksamhetsidé: Vi ska i samverkan med avtalskunder bedriva effektiv och leverantörsneutral hjälpmedelsverksamhet med fokus på kundnytta, kompetens och ekonomi.
Strategiska mål, perspektiv: Arbetssätt Hjälpmedelscentralen ska driva en effektiv och konkurrenskraftig organisation. Hjälpmedelscentralens relationer med leverantörer och samarbetspartners ska ske utifrån ett professionellt och leverantörsneutralt förhållningssätt, där Hjälpmedelscentralen upplevs som en tydlig och professionell affärspartner.
Hjälpmedelscentralen ska ha ett leverantörsneutralt förhållningssätt i sitt sortimentsval och upphandlingar ska ske i konkurrens och enligt lagen om offentlig upphandling. Att ha goda relationer med sina leverantörer är betydelsefullt för ett bra samarbete. Dessa riktlinjer syftar till att ge leverantörerna likvärdiga förutsättningar att få in sina artiklar och tjänster i förvaltningens sortiment och verksamhet. Vi ska inte bidra till att leverantörerna höjer sina marknadsföringskostnader; Hjälpmedelscentralen ska erbjuda sina kunder det bästa sortimentet till lägsta möjliga kostnad.
Medarbetare är representanter för Hjälpmedelscentralen i leverantörsrelationer och ska i alla sammanhang uppträda på ett sätt som gör att leverantörsneutraliteten inte kan ifrågasättas. Detta kan vara aktuellt såväl under arbetstid som på fritid.
Under löpande avtalsperioder ska samarbetet klart syfta till att förbättra en affärsmässig relation, lösa problem eller vara av informations- eller studiekaraktär. Under pågående upphandling måste kontakter med leverantörer vara starkt begränsade och endast förekomma när det gäller förtydligande av anbud eller då det finns särskilda skäl att få mer information om särskild produkt eller verksamheten hos leverantörer.
Hjälpmedelscentralen bör tacka nej till aktiviteter utanför arbetstid som inte har informations- eller studiesyfte, för att inte riskera ett leverantörsneutralt förhållningssätt.
Enklare förtäring som leverantör ev. vill bjuda på, är endast tillåten i samband med arbetsmöten och omfattar endast de personer som deltar i själva mötet. I övrigt hänvisas till Samverkansreglerna som SKL i samverkan med Swedish Medtech har utformat.
Inbjudan till olika former av aktiviteter från leverantörer, ska alltid riktas till verksamhetschefen.