Arbetsgång Specialanpassning
Innan specialanpassning påbörjas ska förskrivare ha utrett om den enskilda patientens behov kan tillgodoses genom anpassning av befintliga produkter inom eller utanför sortiment.
Specialanpassning kan utföras på hjälpmedel som nyförskrivs, ändra då leveransadressen till Teknisk service. Ska ett hjälpmedel som redan finns ute hos patient specialanpassas ska hjälpmedlet skickas in till bokad tekniker.
- Behov av specialanpassning uppstår/ identifieras
- Förskrivaren skriver en specialanpassningsanvisning och gör en första funktionell riskanalys.
- Förskrivaren registrerar en arbetsorder ”specialanpassning” i webSesam, väljer kostnadsförslag önskas eller önskas ej, bifogar specialanpassningsanvisningen samt ev ritningar eller foton
- Finns behov av rådgivning av eller utprovning med konsulent i samband med specialanpassningen, registreras även en arbetsorder Konsultation.
- Saknas specialanpassningsanvisning eller om behov av kompletterande uppgifter finns, kan specialanpassning inte påbörjas. Tekniker* kommer då att kontakta förskrivaren.
*Med tekniker menas den som ansvarar och utför specialanpassningen. Kan vara hjälpmedelstekniker, hjälpmedelskonsulent eller de utförare som anlitas av hjälpmedelscentralen
- Tekniker gör en teknisk riskanalys för att bedöma om specialanpassning är möjlig
- Kostnadsförslag önskas inte - gå vidare till Tillverkning Kostnadsförslag önskas
- Tekniker beräknar vad specialanpassningen kommer att kosta och lämnar besked till förskrivaren.
- Förskrivaren ansöker om godkännande av kostnadsansvarig eller motsvarande
- Förskrivaren lämnar besked till tekniker om specialanpassningen ska genomföras eller avslutas
Tillverkning
- Hjälpmedelscentralens tekniker tar kontakt med tillverkaren med förfrågan om anpassningen kan utföras med bibehållen CE-märkning. Ev godkännande ska vara skriftligt dokumenterat från tillverkaren. Godkännandet sparas i aktiviteten.
- Specialanpassningsanvisningen behöver i dessa fall inte godkännas med underskrift av förskrivaren eftersom produktansvaret kvarstår hos tillverkaren. Dessa anpassningar faktureras
- Om tillverkaren inte godkänner anpassningen inom CE-märkningen hanteras ärendet som en specialanpassning. Hjälpmedlet märks med röd etikett ”specialanpassad produkt” och i webSesam visas hjälpmedlet som specialanpassat på individkortet.
- Om förskrivaren eller tekniker under arbetsgång kommer fram till att specialanpassningen medför för stor medicinskt/funktionell och/eller teknisk risk, avbryts ärendet.
- Finns kostnadsförslag och om tekniker under tillverkningens gång ser att kostnaden kommer att överstiga kostnadsförslaget med 10% eller mer kontaktas förskrivaren.
- När specialanpassningen är färdig skriver teknikern (tillverkaren) ut anvisningen i pappersformat och undertecknar med datum, namnunderskrift. Kopia till förskrivare om så önskas.
- I de fall som den ursprungliga bruksanvisningen till brukaren måste kompletteras med information ang specialanpassningen, ansvarar tekniker för detta. Förskrivaren ansvarar för att förmedla denna information till brukaren.
Utprovning och leverans av det specialanpassade hjälpmedlet
- Utprovning/ Leverans sker tillsammans med tekniker vid besök på Hjälpmedelscentralen eller vid hembesök.
- Förskrivaren genomför funktionell riskanalys. Identifieras inga risker godkänns specialanpassningen genom signering av anvisning. Först därefter får hjälpmedlet tas i bruk.
- Identifieras risk i samband med den funktionella riskanalysen får bedömning göras om risken kan elimineras genom ytterligare åtgärder/justeringar.
- I de fall i den ursprungliga bruksanvisningen måste kompletteras med information ang specialanpassningen, ansvarar tekniker för detta. Förskrivaren ansvarar för att förmedla denna information till patienten.
- Hjälpmedelscentralen arkiverar alla dokument rörande specialanpassningen. Tekniker avslutar arbetsorder, fakturerar arbetstid och material
- Med hänseende till EU:s förordning Medicintekniska direktiven MDR 2017/745 ska uppföljning av specialanpassning genomföras.
- Hjälpmedelscentralen skickar via mejl en länk till Uppföljningsenkät till förskrivaren. Enkäten ska besvaras då hjälpmedlet varit i bruk under 3 månader.