Boka mötesrum i kontorshuset
Mötesrummen i kontorshuset är avsedda för mötesdeltagare som har sin arbetshemvist här i huset. Rummen är numrerade, till exempel 312. Den första siffran anger vilken våning rummet ligger på.
Mötesrummen på plan 2-6 i kontorshuset bokar du via din Outlook-kalender.
Vissa mötesrum kan bara bokas direkt på pekskärmen utanför rummet, och då för kortare möten. Denna pekskärm använder du även för att checka in på ditt bokade mötesrum med (se nedan).
I Outlook ser du vilken möblering och utrustning som finns i de olika mötesrummen, samt hur många deltagare som kan rymmas där (siffran inom parentes).
De flesta mötesrum har teknik för Teams-möten.
Om du bokar ett möte där fler än två deltagare inte har sin placering i huset, eller där någon besökare är extern, ska du i stället boka konferensrum på plan 1.
Pekskärmen utanför rummet: incheckning, direktbokning
Utanför mötesrummen bredvid dörren finns en pekskärm med lampa, som lyser i olika färg beroende på rummets bokningsstatus:
Grönt ljus
Rummet är ledigt/obokat. Eventuella kommande bokningar i det här rummet samma dag visas på skärmen, med klockslag.
- Du kan boka rummet direkt genom att klicka på skärmen och välja önskad (kortare) tidsperiod, max en timme.
- Vill du förlänga mötet kan du göra det på skärmen på liknande sätt (om rummet inte är bokat av någon annan efteråt) Du kan också klicka för att avsluta mötet tidigare.
- Klicka på ”Rum” så kan du se om det finns något mer ledigt rum på samma våning och boka det direkt på den här skärmen, eller om alla rum på våningsplanet är upptagna.
Rött ljus
Rummet är upptaget/bokat, och deltagarna har checkat in.
- Klicka på ”Rum” så kan du se om det finns något annat ledigt rum på samma våning och boka det direkt på den här skärmen, eller om alla rum på våningsplanet är upptagna.
Gult ljus
För att bekräfta din reservation av mötesrummet måste du checka in genom att klicka på ”Acceptera”. Det kan du göra tidigast 10 minuter före och senast 10 minuter efter mötets starttid. Planera därför mötesstart med det här i åtanke, så att någon finns på plats och hinner checka in.
- Om du inte checkar in, kommer rummet att visas som ledigt/ bokningsbart på skärmen utanför och i Outlook för andra som letar lediga rum,
Kontakta receptionen om ni har råkat missa att checka in i tid:
- Telefon: 010 441 30 00
- E-post: receptionen.rh.skovde@vgregion.se
Skärmbokas
Dessa rum går bara att boka på skärmen utanför, inte i Outlookkalendern, och enbart kortare perioder.