Fordon och leasingbil

Miljönämnden har beslutat att inköp av elassisterande cyklar är en av de åtgärder som ska finansieras med klimatväxlingsmedel. Det innebär att verksamheter som ser en möjlighet att ersätta bilresor i tjänsten med elassisterade cyklar kan få nyttja dessa.

Elassisterade cyklar är ett mycket bra sätt att transportera sig i tjänsten. Elmotorn hjälper till att driva cykeln när du cyklar upp till 25 km/h, vilket gör att du snabbt kan ta dig dit du ska utan att behöva bli varmt och svettig.

Cykeln ska företrädesvis ingå i en cykelpool inom verksamheten. Verksamheten ska utse en ansvarig person, se till att det finns en avsedd parkeringsplats för cykeln och årligen rapportera till regionens fordon hur cykeln används. Verksamheten ansvarar också för att cykeln underhålls och att de två servicetillfällen som ingår i avtalet med Skeppshult genomförs under de första tre åren.

Ansökan om elassisterad cykel 2020

Rapportering

kontakta Annakarin Johansson 0500-478560, annakarin.johansson@vgregion.se

FLEAS

Säkerhet

Fler säkerhetstips

Service

I cykelavtalet ingår service av cyklarna under lågsäsongen, en gång efter cirka ett år och en gång efter ca två år. Servicen görs i första hand av Skeppshult själva och koordineras av respektive verksamhet där det är möjligt att göra gemensam service på flera cyklar som är placerade på samma ort vid ett tillfälle.

I andra hand så kan servicen utföras av verkstäder som Skeppshult har avtal med. Då måste denna service bokas via Skeppshult så att fakturering sker till dem och inte till våra verksamheter. 
För service kontaktar man teknisksupport@skeppshult.se.
Kontaktperson på Skeppshult är Niclas Samuelsson, niclas@skeppshult.se

Om en cykel behöver repareras så vänd er direkt till en lokal cykelverkstad. Verksamheten står själva för kostnader för underhåll och reparationer av cyklarna.

Förteckning över auktoriserade Skeppshults leverantörer som utför service 

Övrig info

• Det finns extra lås, korg till pakethållaren etc. som tillval i avtalet. Kostnaden för tillvalen får verksamheten stå för själva.
• Det är OK att förse cyklarna med loggor utöver dekalerna (t.ex. om man vill ha sin förvaltnings logga), men de får inte sättas över dekalerna.
• Ambitionen är att cyklarna ska kunna användas av så många medarbetare som möjligt. Märker ni att en cykel inte kommer till användning så hör av er till regionens fordon. Då är det bättre vi provar att ha den på annan plats i organisationen. Även om cyklarna nu finns hos er, tillhör de koncernen VGR.  

Avtal med Skeppshult

Handläggare på Koncerninköp: Tord Gustafsson, tord.gustafsson@vgregion.se

Avtalsperiod: 2016-07-01 - 2019-06-30

Länk till avtalet i avtalsdatabasen:  https://contracts.opic.com/Contract/Details/1034455

Kontaktperson på Skeppshult: Niclas Samuelsson, niclas@skeppshult.se, 070-523 68 15.

1. Då inget fordon finns i verksamheten och nytt miljöfordon ska beställas, kontakta Johan Weiler, Regionens fordon. Tänk även på att ni behöver beställa drivmedelskort vid nytt fordon, ej vid ersättningsfordon.
2. Då fordon redan finns i verksamheten skickar Regionens fordon 4-6 månader innan avtalet går ut ett mail till förvaltningen.
3. Förvaltningen tar ställning till om:
   - utgående fordon ej ska ersättas.
   - nytt fordon ska beställas.
4. Regionens fordon skickar ut information om vilka fordon som finns att välja på och för en dialog med verksamheten om vilka eventuella tillval som behövs.  Regionens fordon lägger sedan beställning via Fleas.
5. Fordon som ska återlämnas ska vara urplockat och grovstädat invändigt. Kontakta leverantören och beställ tid för återlämnande. Deltag vid slutbesiktningen av fordonet. Återlämningsblankett ska fyllas i och skickas/scannas till Regionens fordon.
   Återlämningsblankett
6. Vid leverans av fordonet bekräftar förvaltningen mottagandet av detsamma på leveransgodkännandet vid mottagningstillfället.
7. Regionen svarar för att fordonet alltid är helförsäkrat.
8. Registrering hos Transportstyrelsen sker automatiskt.
9. Kopia på Registreringsbevis skickas till brukaren.
10. Fordonskort skickas av Regionens fordon till brukaren.

Återförsäljare och service av alkolås

Dräger
Service utförs en gång per år hos leverantören av bilen eller av annan auktoriserad verkstad.

Dräger återförsäljare och service 

Foxguard
Service utförs två gånger per år hos leverantören av bilen eller av annan auktoriserad verkstad.

Foxguard återförsäljare och service

Munstycken till alkolås finns att beställa på Marknadsplatsen.

Dräger XT US artnr: 103270096
Dräger 5000/7000 artnr:108409681
Foxguard A2 artnr: 104410865
Foxguard A3 artnr: 104410873

Informationsmaterial

Dokument att ha i bilen

Information till chef

Regionservice kan erbjuda en rad prisvärda biogasbilar.  Biogas är en del av kretsloppet, dessutom är det lokalproducerat och bidrar inte med hälsofarliga emisioner. Fordonsgas är även 1-2 kronor billigare än bensin om man räknar om det i liter.

Ett av de politiska målen inom miljöområdet är att vi inom Västra Götalandsregionen ska vara fossiloberoende 2020. Det är upp till alla förvaltningar att följa de riktlinjer som finns. Årligen redovisas hur varje förvaltning reser i tjänsten och hur mycket bränslen av olika slag som gått år.

Följande drivmedelskort är upphandlade 

Bensin

Circle K, OKQ8 

Gas

Fordonsgas www.fordonsgas.se

E.ON (OKQ8-kortet kan användas på vissa tankstationer)

El

Kontakta Regionens fordon.

Etanol 

Circle K, OKQ8 

Diesel

Circle K, OKQ8

www.miljofordon.se

Om inte någon av ovanstående bensinbolag finns i anslutning till stationeringsorten, kontakta Regionens fordon.

Vad ingår i kortet?

Drivmedel, bilfärdstillbehör, tvättning och parkering

Kortbeställning

1. Vid nytt fordon - ej ersättningsfordon - faxa/skicka nedanstående blankett till Regionens fordon 
   Beställning av drivmedelskort
2. Utbyte av befintligt kort - kontakta Regionens fordon

Förlorat kort

Spärrning av drivmedelskort ska göras omedelbart när kortet förkommit.

• Circle K 08-429 63 00
• OKQ8 020-65 65 65
• Fordonsgas 0771-52 02 00
• Volvo 031-83 89 80
• Preem 020-45 04 50

Drivmedelskort får aldrig lämnas obevakat pga stöldrisk. Drivmedelskort och kod får ej förvaras tillsammans. Varje fordon ska vara försedd med redovisningssystem (körjournal el liknande).

Ansvarig vid Regionservice

Johan Weiler.

Avtal med

Protector Försäkring.

Avtalsperiod

2014-01-01 -- 2016-12-31 med rätt till förlängning 12 månader. 

Trafikförsäkring

Protector Försäkring.

Delkasko och vagnskada

Västra Götalandsregionen (egen regi).

Försäkringskonsult

Willis AB.

Skadereglerare

Willis AB, c/o Crawford & Company, Box 6044, 171 06 Solna. 
Telefon: 010-410 71 09
Epost: bilskador.willis@crawco.se

Manual - Handläggning av motorfordonsförsäkring

Försäkringsvillkor

Fordonskort

Skadeanmälan - Stöld/skada motorfordon

Intern försäkrings- och skadefond i VGR för motorfordon

• Alltid skadeanmälan till Willis AB.
• Olika %-satser på självrisk vad gäller trafik, delkasko och vagnskada.
• Vid utlandsresa
  Grönt kort - kontakta Regionens fordon, 010-441 00 00.
  Originalregistreringsbevis - kontakta Regionens fordon, i god tid före avresa.
• Vid Skada, anmäl direkt till Willis AB för att försäkringen ska kunna utnyttjas.
• Parkeringsskada, anmäl till polisen och skicka skadeanmälan till Willis AB.
• Assistans.
  Äldre fordon och fordon utan fordonskort, kontakta Assistanskåren 020-912 912.
• Vagnskadegaranti och nybilsgaranti. Se vidare Fordonsinformation.
• Självrisk.
• Oregistrerade fordon, anmäl via e-post till Regionens fordon så snart ni anskaffat eller avyttrat ett fordon. regionensfordon@vgregion.se 
• Premie debiteras påföljande år men är försäkrat.
• Vid korttidshyra av fordon eller hyra vid en längre period, se till att uthyrande firma ansvarar för försäkring då Regionen inte ansvarar för dessa leasingobjekt.
• Skadeanmälningsblankett – Motorfordon sänds till brukaren vid varje uttag av nytt fordon.
• Om ni saknar eller behöver extra blanketter kontakta Regionens fordon.
  
  

Rutiner vid skada

1. Fyll i skadeanmälningsblankett.
2. Anmälan sänds till Willis AB, c/o Crawford & Company, Box 6044, 171 06 Solna, tel 010-410 71 09. 
3. Vid skadegörelse. Anmälan görs på blanketter "Skadeanmälan stöld/skada motorfordon". Stöld ska anmälas samma dag ovillkorligen.
4. Vid skada på fordon utan motpart och/eller personskada vid kollision ska kontakt tas med Crawford & Company, tel 010-410 71 09.
5. Vid frågor ang motorfordonsförsäkring kan du även ringa till Regionservice, Regionens fordon, tel 010-441 00 00 eller skicka e-post: regionensfordon@vgregion.se
6. I samband med skada/olycka får inga utfästelser eller medgivanden gentemot motpart göras.
7. Beslut från Crawford & Company beträffande skada sänds till brukaren.
8. Alla resande i fordonet är försäkrade.
9. Försäkringen följer fordonet.

Fordonskort skall finnas i alla fordon som är beställda efter 2008-06-01.
Om ni saknar eller behöver fler - kontakta Regionens fordon.

Rutin för att registrera mätarställning i Fleas

Nu är det enkelt att registrera in mätarställning för era fordon via vår Fleaswebb. Vi behöver denna information månadsvis för att kunna stämma av bränsleförbrukning per månad. 

Hur gör jag?

Vi vill att ni registrerar mätarställning per den sista varje månad, dvs läs av vad mätarställningen var den sista i månaden, även om du inte registrerar förrän exempelvis den 7:e i månaden efter. Har du ingen uppgift per den sista i månaden så ta den som är närmast månadsskiftet.

Det kommer inte att gå ut några påminnelser utan vi förutsätter att ni kan få in det som en egen rutin som passar er bäst.

Följ nedan instruktioner. 

FLEAS

logga in: 
användarnamn: vgrid
lösen: samma som dator-/outlook lösen

Välj: rapportera mätarställning

Fyll i:       regnr              datum för avläsning          mätarställning i km
ex:           ABC123         161130                              21135

Observera att man måste skriva ihop registreringsnumret, annars får man meddelande om att registreringsnumret saknas i Fleas. 

Detta kommer att rapporteras direkt in i Fleas.

Problem med att logga in eller registrera mätarställning

Kontakta Annakarin Johansson 0500-478560 eller annakarin.johansson@vgregion.se

Förändring av kontaktperson eller annan rapportör

Är du inte längre kontaktperson för fordonet är vi tacksamma om du mailar till: regionensfordon@vgregion.se
Ange: ny kontaktperson, vgrid, telefonnummer, adress och mailadress.

Körjournal

Körjournaler ska sparas i 10 år.

Enhet/verksamhet/brukare ska själva:

• Boka tid hos den billevantör där fordonet är uthämtat
• Närvara vid besiktningen

Återlämna

• Alla nycklar (minst 2 st)
• Servicebok/instruktionsbok
• Vinter/Sommardäck
• Motorvärmare - sladd
• Fordonet urplockat och rengjort
• Avtvättat såväl in- som utvändigt

VIKTIGT!

Samtliga punkter ovan måste vara åtgärdade av Er för att leverantören ska avregistrera fordonet. I annat fall riskerar Ni att drabbas av fortsatta kostnader kring fordonet.

Skriv ut blanketten nedan för att ha med vid återlämnandet, den ska fyllas i av er och skickas/scannas till Regionens fordon, regionensfordon@vgregion.se
Återförsäljaren får ta kopia på ifylld blankett för eget bruk.

Återlämningsblankett

Hyrbilar

• Vid inlämnade av fordon för service om trygghetsavtal/serviceavtal finns,
  ingår detta som regel i avtalet. Gäller fordon uttagna efter 2005-03-01.
  Om ni inte har trygghetsavtal/serviceavtal finns avtal hos leverantör
  om särskilda priser för korttidsleasing.
• Vid övrigt behov av korttidsförhyrning, välj lämplig uthyrningsfirma.
• Vid korttidshyra av fordon eller hyra vid en längre period, se till att uthyrande
  firma ansvarar för försäkring då Regionen inte ansvarar för dessa leasingobjekt.

Service, reparation och däck

• Service och reparation betalas mot faktura av Regionens fordon. Serviceverkstaden ska skicka fakturan till: Västra Götalands Läns landsting, Regionservice, Skåningstorpsvägen 12, 541 65 SKÖVDE
• Däckförvaring kan beställas hos fordonsleverantören eller annan lokal däckfirma. Fakturan ska skickas till: Västra Götalands Läns landsting, Regionservice, Skåningstorpsvägen 12, 541 65 SKÖVDE
• Skifte sommar/vinterdäck. Från den 1 december till den 31 mars ska du ha vinterdäck på bilen. Senast den 15 april måste du byta bilens dubbdäck. Vinterdäck utan dubb får du köra med året runt.
  För mer information se Transportstyrelsens hemsida.

Transportstyrelsen 

Besiktning

• Då fordon är äldre än 3 år ska besiktning genomföras hos Bilprovningen.
• Regionens fordon vidaresänder påminnelse och rekvisition om besiktning till brukaren.
• Brukaren svarar för att besiktning sker.
• Kostnaden interndebiteras via FLEAS-filen från Regionens fordon.

Böter

• Varje förare av fordon bär själv ansvar för framförandet av fordonet. Böter i samband med hastighetsöverträdelse, felparkering etc ska betalas av föraren.
• Påminnelser från olika parkeringsbolag där p-böter ska betalas skickas till förvaltningen.

Tillbehör och reservdelar

Däck - finns i avtalet med varje leverantör under begreppet tillbehör. Kan även köpas/förvaras hos närmsta däckhandlare.

P-tillstånd till miljöfordon

Många kommuner har ändrat sina regler för miljöfordonsparkering. Vi hänvisar därför till respektive kommuns hemsida. Brukaren ansöker om p-tillstånd hos respektive kommun.

Information om hur leasingbilar får användas

• Om du kör privat fordon i tjänsten står inte regionen för självrisken vid skada.
• Annan person än regionanställd personal (t ex elever, praktikanter, patienter) får ej framföra fordon utan särskilt medgivande av respektive chef.
• Fordon får endast användas för resa mellan arbetsplats/fordonets stationeringsplats och förrättningsställe/ort. Efter tjänsteresans slut ska fordonet återlämnas på stationeringsplatsen.
• Verksamhetsansvariga ger tillstånd till anställd att ta hem fordon. Det gäller vid enstaka tillfällen – max 10 gånger per år eller 100 mil totalt, annars ska det förmånsbeskattas enligt Skatteverkets regler.
• Vid skada gäller att regionen står för självrisk om anställd haft tillstånd att ta hem fordonet, i annat fall står anställd för självrisken.